Annexe – Évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2014

1. Introduction

À l’appui d’un système efficace de contrôle interne, la Commission canadienne des droits de la personne évalue annuellement le rendement de ses contrôles financiers afin d’assurer que :

  • les dispositions financières ou les marchés ne sont conclus que lorsque les fonds sont suffisants; 
  • les paiements pour les biens et services sont effectués seulement lorsque les biens ou les services sont reçus ou que les modalités du marché ou d’autres ententes sont satisfaites; 
  • les paiements ont été autorisés comme il se doit. 

Vous trouverez ci-dessous un résumé des résultats des évaluations effectuées par la Commission, qui s’appuie en outre sur les résultats des audits périodiques des contrôles de base menés par le Bureau du contrôleur général. Le rapport faisant état de l’audit des contrôles de base effectuée au cours de l’exercice 2011 2012 ainsi que le plan d’action de la direction connexe se trouvent sur le site Web de la Commission.

1.1 Ententes de service relatives aux états financiers 

Ententes courantes 

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée tous les paiements, y compris la rémunération, ainsi que l’approvisionnement en biens et en services conformément aux lois, règlements et politiques qui s’appliquent, et fournit à la Commission des locaux. 

Ententes particulières 

  • Dans le cadre de protocoles d’ententes, la Commission fournit des services de soutien interne à d’autres ministères pour la prestation des services relatifs aux finances, à la rémunération, aux ressources humaines, à l’approvisionnement, à l’administration et aux technologies de l’information. L’information recueillie au cours des évaluations est communiquée aux clients qui utilisent les services de soutien interne offerts par la Commission.  

2. Résultats de l’évaluation 

Au cours de l’exercice 2009 2010, dans le but de satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, la Commission a pris l’initiative de documenter les principaux contrôles internes et de procéder chaque année à une évaluation de l’efficacité des contrôles en place au 31 mars 2010. Dans une large mesure, les contrôles relatifs au paiement des biens et des services et aux pouvoirs de paiement fonctionnaient bien et ils formaient une base suffisante pour le système de contrôle interne de la Commission. La direction a décelé des possibilités d’amélioration dans la gestion des inventaires et l’utilisation des appareils sans fil, et elle a préparé un plan d’action pour corriger ces lacunes. 

Au cours de l’exercice 2010 2011, la Commission a documenté les contrôles internes pour les processus relatifs à la comptabilité de fin de période et aux rapports financiers ainsi que les processus relatifs aux contrôles budgétaires et à la gestion des flux de trésorerie. La Commission a également effectué un examen restreint de certains contrôles relatifs à l’administration des salaires et un examen de suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la direction proposés pour donner suite aux recommandations contenues dans le rapport d’évaluation de l’exercice précédent. Dans une large mesure, les contrôles relatifs au paiement des biens et des services et aux pouvoirs de paiement continuaient de bien fonctionner et les domaines requérant de l’attention ont été améliorés. 

Au cours de l’exercice 2012 2013, la Commission a réexaminé l’efficacité de la conception de ses principaux processus financiers et a procédé à une évaluation de l’efficacité de la conception et du fonctionnement de ses contrôles généraux des TI (CGTI). Une faiblesse a été notée dans la répartition des tâches et des mesures ont été prises pour corriger la situation. Dans l’ensemble, l’évaluation de la conception et du fonctionnement a révélé que les principaux processus financiers fonctionnent comme prévu et que les contrôles financiers internes en place sont fiables et permettent à la Commission de limiter substantiellement le risque, en matière de gestion financière et de rapports financiers, de non conformité aux lois ainsi qu’aux politiques et directives du Conseil du Trésor et de la Commission. Lorsqu’elle a évalué l’efficacité opérationnelle des CGTI, la Commission a déterminé qu’il fallait prêter attention à certains contrôles dans les domaines de la sécurité des TI, du développement des applications et de la gestion du changement. Toutes les mesures correctives nécessaires jusqu’à maintenant sont en train d’être prises. 

Au cours de l’exercice 2013-2014, en conformité avec son plan cyclique de surveillance continue, la Commission a révisé et évalué les contrôles internes reliés aux paiements aux fournisseurs, frais d’adhésion, cartes d’achats, petite caisse, utilisation des appareils sans fil, comptabilité de fin d’exercice et rapports financiers, contrôles budgétaires et gestion des flux de trésorerie et CGTI. Les résultats de cette évaluation ont permis à la Commission d’identifier le niveau de risque spécifique pour chaque contrôle.  Une analyse des contrôles et des processus a conduit à d’importantes leçons sur la rédaction d’un plan d’affaires et de budgets annuels, la révision mensuelle des rapports financiers, l’analyse des écarts budgétaires et des prévisions financières, et la gestion des risques. Au fur et à mesure que la Commission évolue, la rétroaction continue des parties prenantes et l’évaluation périodique des contrôles aidera a identifié des opportunités d’améliorations pour assurer l’efficience et l’économie du système de contrôle interne ainsi que d’aider la Commission à atteindre ses objectifs. 

La documentation et l’évaluation de l’efficacité des contrôles internes font partie d’un processus permanent d’amélioration qui permet à la Commission de se conformer à tous les aspects importants de la Politique sur le contrôle interne. 

3. Plan d'action pour le prochain exercice financier et les exercices subséquents 

Le plan cyclique de surveillance continue de la Commission au cours des quatre prochains exercices, qui se fonde sur une sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les modifications connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant. 

Plan cyclique de surveillance continue

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