Rapports de vérification interne - Plan d’action de gestion

Rapports de vérification interne - Plan d’action de gestion

À propos de la publication

Le Rapport de vérification interne est un outil de gestion utilisé pour améliorer l'efficacité des activités de la Commission démontrant sa responsabilisation et son intendance à l'égard des ressources. Il contient également un Plan d’action de gestion aux fins de la mise en application des recommandations.

* Ce document n'existe qu'en version électronique. Si vous voulez une version papier, veuillez communiquer directement avec la Commission. Vous devrez prévoir un délai de 5 à 8 jours ouvrables avant de recevoir la version demandée.

Plan d’action de gestion
Vérification des contrôles de base de la Commission canadienne des droits de la personne

Moi même, en tant que secrétaire générale, et le Comité de la haute direction (CHD) de la Commission avons passé en revue les constatations et les recommandations de la vérification des contrôles de base. Selon l’examen des données utilisées pour étayer la vérification, ce rapport rend compte fidèlement de l’état des contrôles de la gestion financière, de la passation des marchés, des frais de voyage et d’accueil et des ressources humaines. Il est important de noter que, même si nous sommes d’accord et que nous mettrons en place des mesures correctives pour donner suite aux constatations et aux recommandations subséquentes du rapport de vérification, je crois qu’il est également important de souligner la diligence et l’intégrité du travail des employés responsables de l’application quotidienne des diverses politiques et directives des organismes centraux, qui ont été évaluées dans le cadre de cette vérification, et de la conformité à celles ci.

Globalement, j’estime que la vérification a déterminé que la Commission satisfait à toutes les exigences mises à l’essai, à quelques exceptions près. Chacune de ces exceptions a été examinée avec la directrice générale de la Direction générale de la gestion intégrée, et je suis persuadée qu’on n’a pas constaté de manque de rigueur ni de manque de formation. De façon générale, un respect plus rigoureux des principes de la tenue des documents et de la gestion de l’information permettra d’améliorer la note qui nous sera attribuée à la suite de l’évaluation des mesures de mise en œuvre ci jointes et lors des futures vérifications.

Approbation du Plan d’action de gestion par l’entité vérifiée

Karen Mosher
Secrétaire générale
Commission canadienne des droits de la personne

Signé le 14 février 2012


Recommendations
1. La CCDP devrait s’assurer que les décisions concernant les dépenses ainsi que les engagements individuels sont approuvés, avant que les dépenses ne soient engagées par un fondé de pouvoir et que la dépense soit consignée dans le système financier.
Réponses et mesures prévues Niveau de
priorité de
la CCDP
BPR Calendrier
CARTES D’ACHAT : CRITÈRES ii) NON SATISFAITS [67 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

1.1 Une formation d’appoint en administration concernant l’utilisation des cartes d’achat devra être reprogrammée et dispensée avant le 31 mars 2012.

Élevé Gestionnaire, Approvisionnement et directeur, F et A 31 mars 2012
1.2 L’actuelle Politique sur les cartes d’achat de la CCDP sera revue en fonction des modifications apportées à la Directive du SCT qui a été révisée récemment. Élevé Directeur,
F et A
30 juin 2012
1.3 Le Formulaire d’acceptation des obligations et des responsabilités des employés sera révisé de façon à inclure une référence précise aux délais. À la suite de la formation d’appoint (point 1.1 plus haut), chaque détenteur de carte d’achat examinera le formulaire et le signera à nouveau. Élevé Directeur,
F et A
31 mars 2012
AVANCES COMPTABLES : CRITÈRES iv) PARTIELLEMENT SATISFAITS [80 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

1.4 Lorsqu’une demande d’avance comptable est reçue par l’Unité des finances et qu’elle ne satisfait pas à tous les critères requis, elle sera retournée au secteur de programme avec une note explicative (note de service ou courriel) indiquant la mesure corrective nécessaire. Cette note inclura une copie au responsable de la surveillance financière et sera conservée au dossier avec la demande.

Élevé Directeur,
F et A
31 mars 2012
ACCUEIL : Critères ii) NON SATISFAITS [75 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

1.5 Un message de rappel sera affiché sur le site intranet des employés de la Commission (Infozone) pour faire en sorte que tous les montants inscrits au budget sous l’article d’exécution 046 (Accueil et conférences) soient accompagnés d’un formulaire de préautorisation rempli. Le rappel inclura un lien au formulaire électronique.

Élevé Gestionnaire,
Politique des finances
31 mars 2012
1.6 Ce point sera abordé expressément lors de la prochaine formation d’appoint en administration financière (voir le point 1.1) Élevé Gestionnaire,
Politique des finances
31 mars 2012
GESTION FINANCIÈRE DE L’ADMINISTRATION DE LA PAYE : Critères i) PARTIELLEMENT SATISFAITS [84 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

1.7 Des directives sur la façon de remplir le formulaire d’autorisation des heures supplémentaires seront présentées au Comité des cadres supérieurs (CCS) de la CCDP à la réunion d’octobre afin de clarifier l’utilisation du formulaire et de passer en revue les obligations des gestionnaires.

Élevé Gestionnaire,
RH
26 oct. 2011
1.8 Dans les cas où les heures supplémentaires sont préautorisées par courriel, une copie papier de l’autorisation devra être conservée au dossier avec le formulaire d’autorisation des heures supplémentaires. Toutefois, le processus privilégié est que le formulaire soit rempli conformément aux directives qui seront présentées à la réunion du CCS (point 1.7 plus haut) Élevé Gestionnaire,
RH
26 oct. 2011
Recommendations
2. La CCDP devrait s’assurer que la vérification des comptes est effectuée en temps opportun par un fondé de pouvoir.
CARTES D’ACHAT : CRITÈRES iii) PARTIELLEMENT SATISFAITS [89 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

2.1 Une formation d’appoint individuelle sera donnée à chaque détenteur de carte concerné par les cinq cas précédents (mettant en cause quatre détenteurs de carte).

Élevé Directeur,
F et A
Octobre 2011
2.2 Une formation d’appoint concernant l’utilisation des cartes d’achat devra être reprogrammée et dispensée avant le 31 mars 2012 (voir le point 1.1 du présent rapport). Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement et
directeur, F et A
31 mars 2012
2.3 À la suite de la formation d’appoint (point 1.1), chaque détenteur de carte d’achat examinera le formulaire de carte d’achat, en portant une attention particulière à l’inclusion des délais, et le signera à nouveau. Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
 AVANCES COMPTABLES : CRITÈRES v) PARTIELLEMENT SATISFAITS [84 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

2.4 Lorsqu’une demande d’avance comptable est reçue par l’Unité des finances et qu’elle ne satisfait pas à tous les critères requis (y compris la documentation), elle sera retournée au secteur de programme avec une note explicative (note de service ou courriel) indiquant la mesure corrective nécessaire. Cette note inclura une copie au responsable de la surveillance financière et sera conservée au dossier avec la demande.

Élevé Directeur,
F et A
Octobre 2011
POLITIQUE SUR LES MARCHÉS : Critères vi) NON SATISFAITS [73 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

2.5 Préparer une liste de vérification des mesures requises et des documents qui devront être conservés dans chaque dossier actif relativement aux articles 33 et 34.

Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
2.6 Mettre en œuvre le questionnaire de la Ronde IX du CRG pour la composante de gestion (CG) 7 (Finances) et la CG 11 (Approvisionnement) en tant que possibilité de faire une autoévaluation et de faire en sorte que les listes de vérification proposées soient mises en œuvre adéquatement et qu’elles répondent aux exigences en matière de documentation. Élevé Gestionnaire,
Planification et VI
30 juin 2012
2.7 Inclure un échantillonnage de dossiers par rapport aux exigences relatives aux listes de vérification dans le prochain plan de vérification interne et d’évaluation. Élevé Gestionnaire,
Planification et VI
1er avril 2012
POLITIQUE SUR L’ACCUEIL : Critères iii) PARTIELLEMENT SATISFAITS [84 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

2.8 Ce point sera abordé expressément lors de la prochaine formation d’appoint en administration financière (voir le point 1.1)

Élevé Gestionnaire,
Politique des
finances
31 mars 2012
GESTION FINANCIÈRE DE L’ADMINISTRATION DE LA PAYE : Critères ii) PARTIELLEMENT SATISFAITS [89 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

2.9 Des directives sur la façon de remplir le formulaire d’autorisation des heures supplémentaires seront présentées au Comité des cadres supérieurs (CCS) de la CCDP à la réunion d’octobre afin de clarifier l’utilisation du formulaire et de passer en revue les obligations des gestionnaires.

Élevé Gestionnaire,
RH
26 oct. 2011
2.10 Inclure un échantillonnage de dossiers sur les heures supplémentaires par rapport aux exigences dans le prochain plan de vérification interne et d’évaluation. Élevé Gestionnaire,
Planification et VI
1er avril 2012
Recommendations
3.La CCDP devrait suivre des processus administratifs établis, y compris des listes de vérification, et conserver la documentation afin de s’assurer des points suivants :
  • la justification pour la stratégie de passation de marchés choisie;
  • les preuves de l’analyse pour obtenir le meilleur rapport qualité prix;
  • une preuve de la cote de sécurité de l’entrepreneur figure au dossier;
  • les marchés sont établis avant la réception des biens ou services;
  • les modifications aux marchés sont signées avant l’expiration du marché original.

 

STRATÉGIE RELATIVE À LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS : MARCHÉS NON CONCURRENTIELS – CRITÈRES NON SATISFAITS [38 %] – Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

3.1 Préparer une liste de vérification des documents requis qui doivent être conservés comme preuve à l’appui des décisions de passation de marchés, y compris l’attribution de contrats.

Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
3.2 Toutes les soumissions au Comité d’examen des contrats (CEC) doivent avoir répondu aux critères minimaux en ce qui concerne la stratégie choisie (y compris une justification détaillée), le guide de notation de l’analyse pour obtenir le meilleur rapport qualité prix et les exigences en matière de sécurité. À défaut de quoi, la soumission sera retournée au secteur de programme pour des renseignements additionnels. Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
Sept. 2011
3.3 Offrir une formation d’appoint aux membres du CEC en mettant l’accent sur les exigences d’une justification détaillée de la stratégie choisie; la compréhension des méthodes d’analyse pour obtenir le meilleur rapport qualité prix; les critères de modification. Élevé Directeur général
-
Gestion intégrée
Sept. 2011
3.4 Élaborer une liste de vérification pour les membres du CEC indiquant les mesures requises lorsqu’une demande de services ou une proposition est retournée pour des renseignements supplémentaires. Ce formulaire aidera et appuiera le personnel de l’approvisionnement à développer son expertise et à préparer des soumissions qui sont plus complètes aux fins de l’examen par le CEC. Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
3.5 Inclure un échantillonnage de dossiers par rapport aux exigences relatives aux listes de vérification dans le prochain plan de vérification interne et d’évaluation. Élevé Gestionnaire,
Planification
et VI
1er avril 2012
GESTION DE LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS – CRITÈRES NON SATISFAITS [67 %] Réponse : D’ACCORD - - -
Mesures prévues

3.6 Un rapport d’étape sur la mise en œuvre des points 3.1 à 3.5 sera présenté au CCS et au Comité de la haute direction (CHD) de la CCDP.

Élevé Directeur général
-
Gestion intégrée
30 juin 2012
3.7 En ce qui concerne la planification de la relève, l’agent principal de l’approvisionnement a fourni ses plans de retraite et le remplaçant devra répondre aux exigences de l’accréditation PG. Élevé Directeur,
F et A
31 mai 2012
3.8 L’agent de l’approvisionnement offrira une formation d’appoint aux membres du CEC (point 3.3 plus haut). Élevé Directeur,
F et A
Terminé
3.9 Inclure un échantillonnage de dossiers par rapport aux exigences relatives aux listes de vérification dans le prochain plan de vérification interne et d’évaluation. Élevé Gestionnaire,
Planification
et VI
1er avril 2012
Recommendations
4. La CCDP devrait s’assurer de l’utilisation de véhicules d’adjudication des marchés appropriés, y compris l’utilisation des services obligatoires comme définie dans la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor.
STRATÉGIE D’APPROVISIONNEMENT RELATIVE À LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS – CRITÈRES NON SATISFAITS [78 %]
Réponse :
D’ACCORD
- - -
Mesures prévues

4.1 Une séance d’information sera offerte au CCS afin de s’assurer que les gestionnaires délégués comprennent que toutes les demandes d’approvisionnement reçues sous « 13 codes de produits » doivent être examinées initialement au moyen des outils obligatoires de TPSGC.

Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
Recommendations
5. La CCDP devrait s’assurer que les dossiers contractuels contiennent la preuve d’une sollicitation de soumissions et de méthodes de sélection justes, ouvertes et transparentes. La CCDP devrait également s’assurer que toutes les exigences de soumission obligatoires sont clairement liées aux produits livrables conformément au marché.
STRATÉGIE RELATIVE À LA POLITIQUE SUR LES MARCHÉS : MARCHÉS CONCURRENTIELS – CRITÈRES NON SATISFAITS [73 %]
Réponse :
D’ACCORD
- - -
Mesures prévues

5.1 Préparer une liste de vérification des documents requis qui doivent être conservés comme preuve à l’appui des décisions de passation de marchés, y compris l’attribution de contrats.

Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
5.2 Inclure un échantillonnage de dossiers par rapport aux exigences relatives aux listes de vérification dans le prochain plan de vérification interne et d’évaluation. Élevé Gestionnaire,
Planification
et VI
1er avril 2012
5.3 La formation d’appoint aux membres du CEC portera une attention particulière aux critères d’évaluation, le processus de sélection des soumissions et l’examen des exigences obligatoires afin de s’assurer que ces éléments sont clairement liés aux produits livrables conformément au marché. Élevé Gestionnaire,
Approvisionnement
31 mars 2012
Recommendations
6. La CCDP devrait suivre des processus administratifs établis et conserver la documentation afin de s’assurer que les frais d’accueil respectent les limites gouvernementales adéquates ou que les pièces justificatives sont conservées au dossier en cas de fournisseurs excédant la limite.
VOYAGES, CARTES DE VOYAGE ET CHÈQUES DE VOYAGE – CRITÈRES NON SATISFAITS [78 %]
Réponse :
D’ACCORD
- - -
Mesures prévues

6.1 L’adoption récente de l’Initiative des services de voyage partagés (ISVP) donnera suite à bon nombre des observations susmentionnées. Cependant, étant donné que la CCDP cherche continuellement à s’améliorer, un échantillonnage de dossiers par rapport aux exigences relatives aux voyages, aux cartes de voyage et chèques de voyage sera inclus dans le prochain plan de vérification interne et d’évaluation. L’échantillonnage permettra également de faire en sorte que la justification relative aux voyages en raison de circonstances exceptionnelles soit documentée et conservée au dossier.

Élevé Gestionnaire,
Planification
et VI
30 juin 2012

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