1.  GÉNÉRALITÉS

1.1  Références

• Loi sur l'équité en matière d'emploi, par. 5a) et b), alinéa 9(1)b)
• Règlement sur l’équité en matière d’emploi, article 8, par. 9(1) et (2), article 10
• Lignes directrices — Loi sur l’équité en matière d’emploi, Développement des ressources humaines Canada, chapitre 6
• Revue des systèmes d’emploi — Un guide pour la fonction publique fédérale, Conseil du Trésor, mars 1998
• Partage des responsabilités pour la mise en œuvre de la nouvelle législation sur l’équité en emploi, Conseil du Trésor, juin 1998
• Publication de la CCDP sur les exigences professionnelles justifiées

1.2  Importance de l’étude des systèmes

The ESR is possibly the most complicated step of all the statutory requirements. It is also the most powerful force for corporate culture change.

Alors que les deux premières étapes du processus d’équité en matière d’emploi, l’enquête sur l’effectif et l’analyse de l’effectif, forment le volet collecte de renseignements du processus, l’étude des systèmes en est le volet qualitatif. Lorsque l’employeur entame l’ESE, l’enquête sur l’effectif et l’analyse ont déjà permis de dégager la représentation des groupes désignés et les écarts à tous les niveaux de l’organisation. L’ESE se penche alors sur les causes de tout écart de représentation en examinant chaque système d’emploi. C’est le processus par lequel les employeurs détermineront ce qui doit être changé et de quelle façon, afin que le milieu de travail soit exempt de tout obstacle à l’emploi.

De quelle façon peut-on décrire l’ESE en une seule phrase? Il s’agit d’un examen de tous les systèmes, politiques et pratiques en matière d’emploi (dans la LEE : systèmes, règles et usages d’emploi), tant officiels qu’officieux, et de la façon dont ces éléments sont mis en œuvre, y compris les attitudes et les comportements qui peuvent être ancrés dans la culture professionnelle, afin de repérer, par catégorie professionnelle, les obstacles au plein emploi des membres des groupes désignés sous-représentés. Une ESE bien menée comprend toujours la consultation des représentants des employés et des représentants syndicaux.

Une ESE réussie permet à l’organisation d’indiquer avec précision quels obstacles ou circonstances ont été repérés et explique adéquatement l’écart en matière de représentation équitable pour chaque catégorie où une sous-représentation a été constatée. Une bonne ESE nécessite une vaste connaissance des opérations de ressources humaines de l’organisation ainsi que la volonté de consacrer suffisamment de temps et de ressources à l’étude. Elle permet à l’organisation de cerner les moyens d’éliminer les obstacles, de tenir compte des besoins des employés, d’instaurer des politiques et pratiques positives, de prendre des mesures spéciales pour corriger les désavantages subis et de fixer des objectifs de recrutement et d’avancement en vue de parvenir à une représentation équitable, en consignant la marche à suivre dans le plan d’équité en matière d’emploi.

Les membres des groupes désignés jouiront ainsi de chances égales d’obtenir de l’emploi et de l’avancement, en pouvant s’appuyer strictement sur des systèmes, règles et usages d’emploi non discriminatoires. La véritable mesure du succès de l’opération est la capacité de l’organisation de faire correspondre la représentation interne des membres des groupes désignés à leur représentation externe.

2.  CADRE JURIDIQUE

L’étude des systèmes d’emploi est mentionnée au paragraphe 5a) et à l’alinéa 9(1)b) de la Loi ainsi qu’à l’article 8, aux paragraphes 9(1) et 9(2) et à l’article 10 du Règlement. Si des libellés et des processus différents s’appliquent aux organisations selon qu’elles sont du secteur privé ou du secteur public, la chose est signalée.

2.1  Systèmes à examiner : secteur privé

L’étude des systèmes a pour objet les neuf systèmes d’emploi mentionnés dans le Règlement, et ce pour chaque catégorie professionnelle et chaque groupe désigné, quand l’analyse de l’effectif a révélé une sous-représentation. Ce sont dans l’ordre, aux termes du paragraphe 9(1) du Règlement :

• la recherche, la sélection et le recrutement des salariés;
• l’avancement des salariés;
• le maintien et la cessation de fonctions des salariés;
• les mesures d’adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

2.2  Systèmes à examiner : fonction publique

Le guide susmentionné du Conseil du Trésor classe ainsi les systèmes d’emploi de la fonction publique :

• recrutement
• sélection
• embauche ou nominations
• affectations
• mutations et mutations latérales
• formation et perfectionnement
• promotions
• maintien en poste
• cessations d’emploi (désigné par l’expression « cessations de fonctions » dans le présent document)
• mesures d’adaptation raisonnables compte tenu des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.

2.3  Tenir l’ESE à jour

Aux termes du paragraphe 9(2) du Règlement, les employeurs sont tenus d’examiner tous les nouveaux systèmes, règles et usages d’emploi, à mesure de leur adoption, de façon à éviter qu’ils constituent un obstacle à l’emploi pour les membres des groupes désignés.

2.4  Employeurs qui ne sont pas tenus d’effectuer une ESE
Lignes directrices de DRHC, chapitre 6, page 5

L’article 10 du Règlement précise que les employeurs qui avaient déjà réalisé une ESE avant l’entrée en vigueur de la Loi et du Règlement, en octobre 1996, ne devraient pas être tenus de refaire l’ESE si cette nouvelle étude est susceptible de donner les mêmes résultats.

Pour déterminer la nécessité de procéder à une nouvelle étude des systèmes d’emploi, l’employeur doit examiner les facteurs suivants :

• Combien de temps s’est-il écoulé depuis la dernière ESE?
• L’ESE précédente répondait-elle à toutes les exigences de la Loi?
• Y a-t-il eu de nombreux changements quant au nombre des employés et au profil des professions depuis la dernière ESE?
• Y a-t-il eu de nombreux changements apportés aux politiques et aux pratiques en matière de ressources humaines et l’employeur les a-t-il examinées lorsque ces changements ont été instaurés?
• La représentation des groupes désignés s’est-elle accrue de beaucoup depuis la dernière ESE?
• Les plans fondés sur les ESE antérieures ont-ils donné des résultats manifestes?

2.5 Résultats à documenter

En vertu de l’article 17 de la Loi et du paragraphe 11g) du Règlement, les employeurs doivent tenir des dossiers sur la mise en œuvre de l’équité en emploi, et notamment décrire les mesures qu’ils ont prises dans le cadre de l’étude des systèmes d’emploi.

Ces documents doivent permettre de dégager les causes probables de la sous-représentation constatée et fournir la base d’un plan d’action visant à remédier aux manquements constatés.