Nous aimerions remercier Edmond Montgomary Publications Ltd. de nous avoir permis de publier cet article tiré du numéro 12, volume 9, décembre 1999, de la revue Valuing Diversity.
Le point sur les vérifications de la conformité
Article tiré du numéro 12, volume 9, décembre 1999, de la revue :
Valuing Diversity
Employment Equity in Canada's Changing Workforce
La Loi sur l'équité en matière d'emploi fédérale (« la Loi ») confère à la Commission canadienne des droits de la personne (« la Commission ») le mandat de mener des vérifications de la conformité auprès d'environ 420 employeurs, y compris des entreprises du secteur privé sous réglementation fédérale, des sociétés d'État, des ministères et des organismes. Il y a bientôt deux ans, la Commission a élaboré un document cadre pour évaluer la conformité à l'équité en matière d'emploi des employeurs en fonction des 12 exigences prévues par la Loi. Les employeurs doivent démontrer qu'ils ont pris les mesures voulues pour satisfaire à ces exigences.
Les employeurs avaient un an à compter de la date d'entrée en vigueur de la Loi, soit le 24 octobre 1996, pour s'y conformer. Lorsque la Commission a entrepris ses vérifications en novembre 1997, elle s'était fixée comme objectif d'avoir entamé 83 vérifications avant la fin de 1998. Cet objectif va de pair avec l'intention de la Commission de vérifier tous les employeurs au moins une fois au cours du cycle de vérification de cinq ans.
À l'automne de 1999, la Commission avait avisé 128 employeurs -- 100 du secteur privé et 28 ministères ou organismes du secteur public -- qu'ils allaient faire l'objet d'une vérification. Les agents de vérification de la conformité ont terminé 76 de ces vérifications et, de ce nombre, seulement deux employeurs se conformaient aux dispositions de la Loi.
En outre, la Commission procède à des vérifications de suivi auprès des employeurs qui n'étaient pas en pleine conformité au moment de la vérification initiale. Des 35 vérifications de suivi en cours, la Commission a fait savoir que 23 employeurs étaient sur la voie de la conformité et que les autres auraient relativement peu de mesures à prendre pour parvenir à la pleine conformité.
D'après les résultats des vérifications à ce jour, la Commission a pu tirer les conclusions suivantes :
- Au moment des vérifications initiales, la très grande majorité des employeurs doivent prendre d'importants engagements et faire l'objet d'une vérification de suivi avant d'être conformes à la Loi.
- Au cours des vérifications de suivi, des changements positifs sont rapidement constatés, mais bon nombre d'employeurs éprouvent toujours des difficultés avec les aspects plus complexes de l'équité en matière d'emploi. La Commission a relevé deux secteurs problématiques importants : (1) l'analyse de l'effectif, y compris l'étude exhaustive des systèmes d'emploi permettant de cerner les obstacles à la pleine représentation des groupes désignés;
(2) la façon de fixer des objectifs adéquats. - Il faut que les organismes dont le mandat est d'assurer un soutien technique lié à l'équité en emploi -- le Conseil du Trésor fédéral et la Commission de la fonction publique du Canada pour les employeurs du secteur public et le réseau d'agents régionaux d'équité en milieu de travail de Développement des ressources humaines Canada (DRHC) pour les employeurs du secteur privé -- fournissent aux employeurs les outils et la formation dont ils ont besoin pour qu'ils puissent se conformer aux exigences de la Loi avant d'être obligés de faire l'objet d'une vérification de suivi coûteuse et chronophage.
Que doivent retenir de ces conclusions les quelque 300 employeurs qui n'ont toujours pas fait l'objet d'une vérification? Ils doivent retenir que les dispositions législatives fixent une norme élevée en matière de conformité, que la Commission procédera à des vérifications auprès des employeurs, qu'elle les encouragera à évaluer leur niveau de conformité en fonction de cette norme et que la plupart des employeurs auront beaucoup à faire pour rendre leur milieu de travail conforme aux dispositions législatives.
Le point sur les vérifications de la conformité
Nous exposons dans le reste du présent numéro les exigences législatives concernant les vérifications de la conformité et les principales questions auxquelles les employeurs doivent être en mesure de répondre s'ils veulent être jugés conformes aux exigences à l'issue de la vérification initiale.
EXIGENCES
1. Enquête sur l'effectif et collecte des données
- L'employeur doit recueillir des renseignements sur son effectif.
- Les employés doivent s'identifier volontairement comme personnes handicapées, Autochtones ou membres des minorités visibles.
- Les renseignements recueillis aux fins de l'analyse de l'effectif sont confidentiels et ne peuvent être utilisés que pour satisfaire aux exigences prévues par la Loi.
2. Analyse de l'effectif
- L'employeur doit analyser les données recueillies sur son effectif afin de déterminer le degré de sous-représentation des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle.
3. Étude des systèmes d'emploi
- L'employeur doit examiner ses systèmes, règles et usages d'emploi afin de déterminer les obstacles en résultant pour les membres des groupes désignés dans les catégories professionnelles où il a constaté une sous-représentation.
4. Suppression des obstacles
- Le plan d'équité en matière d'emploi doit préciser les mesures à prendre à court terme par l'employeur en vue de la suppression des obstacles relevés par l'étude de ses systèmes.
5. Mesures d'adaptation
- Le plan d'équité en matière d'emploi doit comprendre des dispositions prévoyant la prise de mesures d'adaptation raisonnables à l'égard des employés.
6. Politiques et pratiques positives
- L'employeur doit élaborer un plan d'équité en matière d'emploi prévoyant les politiques et pratiques positives à instituer à court terme pour assurer aux membres des groupes désignés sous-représentés des possibilités de recrutement, de formation, d'avancement et de maintien en fonctions.
7. Objectifs de recrutement et d'avancement
- Le plan d'équité en matière d'emploi doit comprendre des objectifs à court terme de recrutement et d'avancement des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle où il existe une sous-représentation, de même que les mesures à prendre chaque année en vue d'atteindre ces objectifs.
8. Objectifs de représentation
- Le plan d'équité en matière d'emploi doit comprendre des objectifs à long terme en vue de l'augmentation de la représentation des membres des groupes désignés dans l'effectif de l'employeur, ainsi qu'une stratégie pour atteindre ces objectifs.
9. Suivi et révision du plan
- L'employeur doit faire des progrès raisonnables et assurer le suivi régulier de la mise en œuvre de son plan pour vérifier si des progrès raisonnables sont effectivement réalisés.
- Au moins une fois au cours de la période pour laquelle les objectifs quantitatifs à court terme sont fixés, l'employeur doit examiner et réviser son plan en lui apportant les aménagements rendus nécessaires du fait du suivi ou du changement de sa situation et en adaptant les objectifs.
10. Information à fournir
- L'employeur doit informer ses employés de l'objet de l'équité en matière d'emploi et leur faire part des mesures prises pour réaliser l'équité en matière d'emploi.
11. Consultation
- L'employeur doit consulter les représentants des employés ainsi que les agents négociateurs, selon le cas, sur l'assistance que les représentants pourraient apporter relativement à la communication avec les employés et sur la réalisation de l'équité en matière d'emploi.
12. Tenue de dossiers
- L'employeur doit tenir des dossiers d'équité en matière d'emploi concernant son effectif, son plan et la réalisation de l'équité en matière d'emploi.
ENQUÊTE SUR L'EFFECTIF ET COLLECTE DES DONNÉES : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
1. Le questionnaire d'auto-identification est-il conforme aux exigences des articles 3 et 9 de la Loi et aux articles 3, 4, 5 et à l'annexe IV du Règlement?
2. L'objet du questionnaire va-t-il de pair avec celui de la Loi et les renseignements recueillis à l'aide du questionnaire permettront-ils à l'employeur de s'acquitter de ses obligations aux termes de la Loi?
3. Est-ce que les questions relatives à l'auto-identification des personnes handicapées, des Autochtones et des membres des minorités visibles sont conformes aux définitions figurant dans la Loi?
4. Le questionnaire satisfait-il aux obligations précisées dans la Loi et le Règlement -- par exemple, comprend-il une définition des termes « personnes handicapées », « Autochtones » et « membres des minorités visibles »?
5. Le questionnaire a-t-il été distribué à tous les employés?
6. L'employeur a-t-il adopté une stratégie adéquate préalablement à la distribution du questionnaire et fait tout en son possible pour garantir un taux de réponse raisonnable?
7. Si le taux de réponse est trop faible, l'employeur a-t-il élaboré une stratégie de suivi destinée à l'accroître?
8. L'employeur a-t-il fourni le questionnaire sur médias substituts aux employés qui en ont fait la demande?
9. La stratégie élaborée par l'employeur préalablement à la distribution du questionnaire tenait-elle compte de la taille de l'organisation, de la répartition géographique des employés, des divers secteurs d'activité de l'organisation et d'autres facteurs pertinents? Par exemple, dans le cas d'une grande entreprise, est-ce qu'une stratégie de communication officielle a été élaborée et, dans l'affirmative, prévoyait-elle l'envoi de lettres au personnel, la rédaction d'articles pour le bulletin interne, la pose d'affiches, la tenue de réunions du personnel et l'utilisation d'autres moyens de communication?
10. L'organisation a-t-elle mené des activités de suivi pour accroître le taux de réponse et pour garantir que ce taux s'approche le plus possible de 100 %?
A-t-on adopté des mesures pour garantir que les données sur l'effectif sont tenues relativement à jour? Par exemple, remet on un questionnaire aux employés qui le demandent, à ceux qui souhaitent modifier des renseignements fournis auparavant et aux nouveaux employés?
11. Le calcul de la représentation des quatre groupes désignés est-il fondé sur l'effectif total de l'employeur dont fait état le rapport annuel d'équité en matière d'emploi qu'il fait parvenir à DRHC pour le secteur privé, ou au Conseil du Trésor pour le secteur public?
12. Afin d'éviter une surestimation de la représentation des membres des groupes désignés, la représentation a-t-elle été calculée en fonction de l'effectif total de l'employeur (c'est-à-dire à la fois les employés qui ont répondu au questionnaire et ceux qui n'y ont pas répondu) plutôt qu'en fonction seulement de l'échantillon d'employés qui ont rempli le questionnaire?he questionnaire?
13. L'employeur a-t-il pris des mesures pour garantir que les employés qui s'identifient le font de leur plein gré? Par exemple, est-il précisé dans le questionnaire que les employés répondent volontairement aux questions?
14. Est-ce que ce message figurait également dans les communications diffusées préalablement à la distribution du questionnaire?
15. Dans le cadre de la stratégie de communication officielle, les gestionnaires et les superviseurs ont-ils été informés qu'il leur incombe de garantir que les employés s'identifient de leur plein gré? Par exemple, leur a-t-on fourni des directives sur la façon correcte d'administrer le questionnaire -- c'est-à-dire, de faire en sorte que leur façon d'agir et leurs commentaires ne soient ou ne puissent pas être interprétés par les employés comme des moyens de les forcer à s'identifier à un groupe?
16. Les employés ont-ils été informés qu'une personne peut être membre de plus d'un groupe désigné? Par exemple, est-il précisé dans le questionnaire qu'une personne peut faire partie de plus d'un groupe?
17. Est-ce que ce message figurait également dans les communications diffusées préalablement à la distribution du questionnaire?
18. A-t-on adopté des mesures pour garantir que les données sur l'effectif sont tenues relativement à jour? Par exemple, remet-on un questionnaire aux employés qui le demandent,à ceux qui souhaitent modifier des renseignements fournis auparavant et aux nouveaux employés?Les chiffres fournis par les membres des groupes désignés ont-ils été modifiés pour tenir compte des nouvelles données? Le point sur les vérifications de la conformité
19. A-t-on indiqué les cessations d'emploi des membres des groupes désignés à mesure qu'elles ont eu lieu? Les représentants du bureau de l'équité en matière d'emploi rappellent-ils de temps à autre aux membres du personnel qu'ils peuvent se procurer un questionnaire s'ils souhaitent modifier des renseignements fournis auparavant?
20. Est-ce que la trousse d'information remise aux nouveaux employés comprend un questionnaire?
21. L'administrateur de la base de données sur l'équité en matière d'emploi est-il avisé de toutes les cessations d'emploi de manière à pouvoir mettre à jour la base de données?
22. Est-ce que des rapports sont produits régulièrement (par semaine ou par mois) en fonction des nouvelles données sur les chiffres fournis par les membres des groupes désignés?
23. Y a-t-il en place un processus qui permet de fournir des données à jour sur, à tout le moins, la représentation interne, les recrutements, les promotions, les cessations d'emploi et la rémunération, par groupe désigné et par catégorie professionnelle? Le processus peut-il fournir des données sur le recrutement, les demandes d'emploi, la présélection, la sélection, la formation et le perfectionnement?
24. Le système d'information de l'employeur répond-il aux exigences minimales de la Commission -- c'est-à-dire que le système permet à l'employeur (1) d'effectuer périodiquement une « analyse sélective » sur la représentation de son effectif à un moment donné par groupe désigné et par catégorie professionnelle et (2) d'effectuer périodiquement une « analyse de mouvement » sur le nombre et la part des recrutements, des promotions et des cessations d'emploi par groupe désigné et par catégorie professionnelle entre deux moments donnés?
25. L'employeur a-t-il amélioré son système d'information pour être en mesure de satisfaire aux autres exigences de la Commission en matière d'information? L'employeur dispose-t-il (1) de systèmes de suivi des demandes d'emploi qui prévoient l'administration du questionnaire d'auto-identification aux candidats; (2) de systèmes de suivi concernant la formation et le perfectionnement?
L'employeur a-t-il amélioré son système d'information pour être en mesure de satisfaire aux autres exigences de la Commission en matière d'information?
26. Le système d'information permet-il de produire des rapports périodiques (mensuels, trimestriels et semestriels) et des rapports ponctuels (c.-à-d. au besoin)?
27. L'employeur a-t-il veillé à assurer le caractère confidentiel des renseignements qui pourraient permettre de déterminer si une personne s'est identifiée comme membre d'un groupe désigné?
28. Est-ce que seul le personnel directement chargé de la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi au lieu de travail a accès à ces renseignements et est-ce que des exceptions ne sont autorisées que dans le cas où un employé a explicitement autorisé l'utilisation de ces renseignements à d'autres fins?
29. L'employeur a-t-il élaboré un code de confidentialité qui précise les personnes qui auront accès aux renseignements, les motifs pour lesquels elles y auront accès et leur responsabilité de garantir que les renseignements ne seront pas utilisés à d'autres fins?
ANALYSE DE L'EFFECTIF : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
30. L'employeur a-t-il calculé la représentation externe des membres des groupes désignés pour chaque catégorie professionnelle? Ces calculs tiennent-ils compte du réservoir de main-d'œuvre le plus approprié pour la catégorie professionnelle en question, c'est-à-dire, l'ensemble de la population apte au travail ou des secteurs de celle-ci, et le réservoir de main-d'œuvre pertinent tient-il compte des critères de compétence, d'admissibilité et d'ordre géographique?
31. A-t-on déterminé le réservoir de main-d'œuvre « le plus approprié » pour chaque catégorie professionnelle?
32. Les décisions de l'employeur vont-elles de pair avec la définition de l'expression « le plus approprié » figurant dans le Règlement au sujet des « secteurs de la population apte au travail susceptibles d'être distingués en fonction de critères de compétence, d'admissibilité ou d'ordre géographique où l'employeur serait fondé à choisir ses salariés »?
33. L'employeur a-t-il comparé la représentation externe (taux de disponibilité prévu) et les données découlant de l'enquête sur l'effectif pour déterminer le degré de sous-représentation, selon le cas, de chaque groupe désigné dans chaque catégorie professionnelle?
34. Au moment de comparer la représentation externe et les données sur l'effectif, l'employeur a-t-il utilisé les données relatives au marché du travail mises à sa disposition par DRHC conformément au paragraphe 42(3) de la Loi? A-t-il en particulier utilisé le Rapport statistique sur l'équité en matière d'emploi de 1996 que lui a fourni la Division des normes du travail et de l'équité en milieu de travail de DRHC?
35. Pour chaque groupe désigné où il a constaté une sous-représentation, l'employeur a-t-il (1) comparé les parts de recrutement des membres des groupes désignés avec la représentation externe; (2) comparé les parts de promotions des membres des groupes désignés avec la représentation interne; (3) comparé les taux de cessations d'emploi des membres des groupes désignés avec les taux de cessations d'emploi des employés faisant partie des groupes non désignés?
36. L'employeur s'est-il servi des résultats de l'analyse pour déterminer s'il existe des obstacles systémiques dans les processus externes de recrutement et de sélection ou dans les processus internes de perfectionnement et de promotion, ou dans les deux?
ÉTUDE DES SYSTÈMES D'EMPLOI : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
37. Est-ce que la portée de l'étude des politiques et des pratiques d'emploi englobe le recrutement, la sélection, l'embauche, le perfectionnement, la formation, l'avancement, le maintien en fonctions, la cessation d'emploi et les mesures d'adaptation?
38. Lorsque ces politiques et pratiques peuvent contribuer à la sous-représentation des membres des groupes désignés, sont-elles examinées pour cerner les obstacles à l'emploi qui peuvent avoir un effet négatif sur leurs possibilités d'emploi?
39. Est-ce que l'étude porte sur (1) les politiques et pratiques applicables au milieu de travail dans son ensemble qui peuvent contribuer à la sous-représentation constatée au sein d'une catégorie professionnelle; (2) les politiques et pratiques particulières à une catégorie professionnelle où l'on a constaté une sous-représentation?
40. Même si l'employeur est tenu d'examiner seulement les politiques et pratiques qui contribuent à la sous-représentation des membres des groupes désignés, a-t-il, à tout le moins, fait une étude préliminaire de toutes ses politiques et pratiques?
41. Est-ce que l'étude porte également sur les politiques et pratiques particulières à une catégorie professionnelle où l'on a constaté une sous-représentation, y compris les politiques officielles comme celles sur la réglementation professionnelle et les attestations d'études touchant une catégorie professionnelle donnée?
42. Est-ce que l'étude porte sur les pratiques officieuses qui se traduisent par un climat de travail où les employés sont hostiles aux femmes ou aux membres des groupes désignés?
43. Est-ce que l'étude porte sur les politiques et pratiques en matière de recrutement, de sélection et d'embauche, ainsi que sur l'adaptation dans la mesure où elle se rapporte aux secteurs où les membres des groupes désignés sont non seulement sous-représentés, mais où leur part des recrutements est inférieure à leur représentation externe?
44. Est-ce que l'analyse statistique sur l'effectif (mentionnée auparavant) a servi à déterminer s'il existe des obstacles systémiques dans les processus externes de recrutement et de sélection ou dans les processus internes de perfectionnement et de promotion, ou dans les deux?
45. Est-ce que l'étude porte sur les politiques et pratiques en matière de perfectionnement, de formation et d'avancement ainsi que sur l'adaptation dans la mesure où elle se rapporte aux secteurs où les membres des groupes désignés sont non seulement sous-représentés, mais où leur part des promotions est inférieure à leur représentation interne?
46. Est-ce que l'étude porte sur les politiques et pratiques en matière de maintien en fonctions et de cessation d'emploi ainsi que sur l'adaptation dans la mesure où elle se rapporte aux secteurs où les membres des groupes désignés sont non seulement sous-représentés, mais où leur taux de cessation d'emploi est supérieur au taux de cessation d'emploi des groupes non désignés?
47. Est-ce que les résultats de l'étude des systèmes d'emploi expliquent la cause de la sous-représentation constatée dans certaines catégories professionnelles qui justifie la prise, par l'employeur, de mesures correctives?
48. A-t-on relevé en bonne et due forme les causes de la sous-représentation et veillé à ce que les mesures correctives ne soient pas fondées sur des généralisations ou sur des observations non justifiées? Par exemple, si les résultats d'une étude des systèmes indiquent que le processus de recrutement et de sélection est « injuste », a-t-on expliqué exactement les raisons pour lesquelles il est qualifié d'injuste et fourni des exemples précis sur la façon dont cette injustice contribue à la sous-représentation?
49. Lorsque de nouveaux systèmes et pratiques ont été adoptés après une étude, ont-ils été évalués pour garantir qu'ils ne constituaient pas un obstacle à l'emploi?
50. L'employeur s'est-il doté d'un processus qui lui permet d'examiner régulièrement les nouveaux systèmes ou pratiques d'emploi? Par exemple, si la première étude des systèmes d'emploi a été effectuée par un groupe de travail mixte patronal-syndical, les parties ont-elles songé à faire de nouveau appel à ce groupe de travail ou à en former un nouveau, et dont les membres se réuniraient régulièrement (par exemple tous les trimestres) pour relever et étudier les nouveaux systèmes ou pratiques d'emploi?
SUPPRESSION DES OBSTACLES : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
51. Le plan d'équité en matière d'emploi comprend-il des mesures destinées à éliminer chacun des obstacles cernés lors de l'étude des systèmes qui ne peut être justifié au motif (1) qu'il s'agit d'une exigence professionnelle justifiée ou validée; (2) qu'il s'agit d'un cas qui est protégé par les dispositions de l'article 8 de la Loi relatives à l'ancienneté, aux priorités ou aux mesures de restructuration de l'effectif; (3) qu'il s'agit d'un obstacle autorisé par une règle de droit relative aux obligations de l'employeur conformément à l'alinéa 5a) de la Loi?
52. Le plan d'équité en matière d'emploi comprend-il un calendrier de mise en œuvre de chacune des mesures dans un délai raisonnable, compte tenu (1) de l'importance de la mesure; (2) des ressources et des contraintes internes et externes; (3) des solutions de rechange disponibles; (4) de la complexité et du coût de la mise en œuvre?
53. Même s'il se peut que l'élimination complète de certains obstacles puisse nécessiter plus de temps, est-ce qu'au moins quelques mesures d'importance visant à éliminer chaque obstacle sont prises?
54. Est-ce que l'ordre dans lequel on s'attaque aux obstacles correspond à l'importance relative de chacun?
55. Au moment d'établir l'ordre de priorité des mesures à prendre, l'employeur a-t-il documenté sa démarche? L'employeur serait-il prêt à justifier sa décision à un agent de vérification de la conformité si on le lui demandait?
56. Au moment d'établir l'ordre de priorité des mesures à prendre, l'employeur a-t-il tenu compte de la nécessité de prendre des mesures destinées à éliminer chaque obstacle au cours des trois premières années visées par le plan?
57. Le plan comprend-il un processus destiné à garantir que les politiques et pratiques d'emploi adoptées à l'avenir seront évaluées pour s'assurer qu'elles ne comportent pas d'obstacles?
58. Est-ce que le processus dont s'est doté l'employeur pour examiner les nouveaux systèmes et pratiques d'emploi a été intégré au plan d'équité en matière d'emploi?
MESURES D'ADAPTATION : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
59. L'employeur a-t-il une politique écrite relative aux mesures d'adaptation?
60. Est-ce que les dispositions relatives à la prise de mesures d'adaptation sont conçues de manière à garantir (1) que l'on répond aux besoins des candidats et des employés membres des groupes désignés sans toutefois qu'il en résulte une contrainte excessive; (2) que les mesures d'adaptation peuvent régler les problèmes d'accessibilité physique des lieux tout en tenant compte de la nécessité de modifier des politiques et des procédures; (3) que les mesures d'adaptation sont prises à la suite d'une évaluation des besoins de chacun; (4) que les mesures d'adaptation respectent la dignité de l'employé, réduisent le plus possible tout ce qui l'incommode et lui assurent un maximum d'autonomie; (5) qu'il y a en place des mécanismes efficaces qui assureront la mise en œuvre des mesures d'adaptation?
61. Ces mécanismes de mise en œuvre prévoient-ils par exemple une politique écrite, des dispositions adéquates en matière de financement et une stratégie de communication des renseignements sur ces mesures aux gestionnaires et aux employés?
62. L'employeur est-il en conformité avec la Loi canadienne sur les droits de la personne relativement à son obligation de prendre des mesures d'adaptation sans qu'il en résulte pour lui une contrainte excessive?
63. L'employeur a-t-il élaboré une politique écrite qui fait état des points susmentionnés et qui témoigne de sa volonté de s'acquitter de son obligation?
64. Lorsqu'il n'y a pas de politique relative aux mesures d'adaptation en vigueur, l'employeur a-t-il (1) déjà adopté d'autres mécanismes destinés à garantir la prise de mesures d'adaptation; (2) prévu des mesures dans son plan aux fins de la mise en œuvre de procédures ou d'une politique destinées à garantir la prise de mesures d'adaptation?
65. Lorsque le plan de l'employeur comporte des mesures d'adaptation, ces dernières sont-elles accompagnées d'un calendrier de mise en œuvre qui tient compte des ressources et contraintes internes et externes ainsi que de la complexité et du coût de la mise en œuvre? Lorsque la mise en œuvre de certaines mesures doit prendre un certain temps, l'employeur reconnaît-il clairement l'obligation qui lui est imposée par la jurisprudence ayant trait à la Loi canadienne sur les droits de la personne de prendre des mesures d'adaptation raisonnables pour répondre aux besoins des candidats et employés?
66. L'employeur convient-il que même s'il est conforme aux termes de la Loi sur l'équité en matière d'emploi parce que son plan comporte un calendrier de mise en œuvre pour la prise de mesures d'adaptation, cela n'atténue ou n'élimine pas les obligations prévues à la Loi canadienne sur les droits de la personne relativement à la prise de mesures d'adaptation?
POLITIQUES ET PRATIQUES POSITIVES : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
67. Le plan décrit-il les politiques et pratiques qui seront adoptées pour améliorer les possibilités des groupes sous-représentés et promouvoir un milieu de travail équitable?
68. Les politiques portent-elles sur des questions comme l'accessibilité, le harcèlement, le soutien aux employés membres des groupes désignés pour leur permettre de s'intégrer au lieu de travail?
69. Ces politiques et pratiques positives sont-elle pertinentes et réalistes et permettent-elles de régler de façon raisonnable les causes de la sous-représentation constatée dans les catégories professionnelles?
70. Parmi les politiques et pratiques positives, y a-t-il des mesures spéciales pour les membres des groupes désignés considérablement sous-représentés dans certaines catégories professionnelles ou dans l'ensemble de l'organisme?
71. Ces mesures spéciales ont-elles en partie pour objet de créer une « masse critique » d'employés membres des groupes désignés qui faciliterait le maintien du changement?
72. Ces mesures spéciales portent-elles sur le recrutement, la formation, l'avancement et le maintien en fonctions et sont-elles (1) adaptées soigneusement à une situation dans laquelle certains employés sont manifestement et sensiblement défavorisés; (2) explicitement de nature provisoire (c'est-à-dire que l'incidence de chaque mesure est examinée à intervalles réguliers, et la mesure est maintenue aussi longtemps que la situation de désavantage persiste); (3) conçues de manière à empêcher tout effet d'exclusion indu sur les membres des groupes non désignés?
73. Les mesures spéciales sont-elles mises en œuvre uniquement dans les secteurs où un besoin pressant se fait sentir?
74. En ce qui a trait à la nécessité d'empêcher tout effet d'exclusion indu sur les membres des groupes non désignés, les mesures spéciales sont-elles davantage susceptibles d'être élaborées lorsque les groupes désignés sont considérablement sous-représentés? Par exemple, accorde-t-on la priorité à une mesure spéciale qui porte le taux de représentation des femmes de 0 % à une masse critique de 10 % au sein d'une catégorie professionnelle (compte tenu d'une représentation externe de beaucoup supérieure à 10 %) ou à une mesure spéciale qui fait passer le taux de représentation des femmes de 40 % à 50 % (compte tenu d'une représentation externe d'environ 50 %)?
Le plan comprend-il des objectifs quantitatifs, échelonnés sur un à trois ans, de recrutement et d'avancement des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle où une analyse de l'effectif a révélé une sous-représentation?
75. Le plan comprend-il un calendrier d'adoption et de mise en œuvre de chaque politique et pratique dans une période raisonnable, compte tenu (1) de l'importance de la politique et de la pratique; (2) des ressources et des contraintes internes et externes; (3) de la complexité et du coût de la mise en œuvre?
76. Lorsqu'il a élaboré les mesures spéciales, l'employeur a-t-il établi l'ordre de priorité de leur mise en œuvre en tenant compte des facteurs susmentionnés? Lorsqu'il a établi cet ordre, l'employeur a-t-il documenté sa démarche et est-il prêt à justifier ses décisions à un agent de vérification de la conformité si on le lui demandait?
77. Les politiques et pratiques positives et les mesures spéciales prévues au plan suffisent-elles pour garantir l'atteinte des objectifs à court terme de recrutement, d'avancement et de représentation?
OBJECTIFS DE RECRUTEMENT ET D'AVANCEMENT : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
78. Le plan comprend-il des objectifs quantitatifs, échelonnés sur un à trois ans, de recrutement et d'avancement des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle où une analyse de l'effectif a révélé une sous-représentation?
79. Ces objectifs sont-ils fondés sur une évaluation réaliste des résultats possibles, compte tenu des obstacles à supprimer, des mesures d'adaptation et des mesures spéciales que compte prendre l'employeur?
80. Si les objectifs de l'employeur sont exprimés en pourcentage, ont-ils été établis en fonction (1) de la représentation externe; (2) du degré de sous-représentation et de l'exigence selon laquelle le plan doit permettre de réaliser des progrès raisonnables; (3) de l'incidence des objectifs sur les membres des groupes désignés; (4) des effets prévus des mesures figurant dans le plan d'équité en matière d'emploi; (5) des parts de recrutements et de promotions ainsi que des taux de cessation d'emploi actuels pour les membres des groupes désignés?
81. Si les objectifs de l'employeur ne sont pas exprimés en pourcentage, ont-ils été établis en fonction des points susmentionnés et (6) des changements prévus dans la taille de l'effectif; (7) du roulement prévu?
OBJECTIFS DE REPRÉSENTATION : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
82. Le plan comprend-il des objectifs en vue de l'augmentation, sur une période de plus de trois ans, de la représentation des membres de chaque groupe désigné dans l'effectif de l'employeur où l'on a constaté une sous-représentation?
83. Ces objectifs sont-ils quantitatifs, non quantitatifs, ou les deux?
84. Les objectifs quantitatifs correspondent-ils à la représentation en pourcentage des groupes désignés au sein des catégories professionnelles à un moment donné dans l'avenir?
85. Est-ce que certains objectifs non quantitatifs se rapportent à des obstacles à supprimer, à des mesures d'adaptation ou à des mesures spéciales qui n'ont pas été prises au cours de la période à court terme?
86. Lorsque au moins certains des objectifs de représentation sont quantitatifs, ont-ils été établis en fonction du même genre de considérations que celles énumérées pour les objectifs de recrutement et d'avancement à court terme, ainsi que de l'incidence prévue de ces objectifs à court terme?
87. L'employeur s'est-il doté d'un processus de planification à long terme au sujet de son effectif lui permettant de se fixer des objectifs de représentation à long terme?
SUIVI ET RÉVISION DU PLAN : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
88. Les gestionnaires sont-ils résolus à réaliser le plan d'équité en matière d'emploi de l'organisation et sont-ils tenus de rendre compte de cet aspect de leurs obligations?
89. Les obligations particulières des gestionnaires prévues au plan d'équité en matière d'emploi ont-elles été ajoutées à leur entente de rendement?
90. L'employeur a-t-il mis en place un système permettant de suivre périodiquement l'efficacité de son plan d'équité en matière d'emploi?
91. Le plan d'équité en matière d'emploi précise-t-il des critères mesurables qui serviront à évaluer si chaque objectif prévu au plan a été atteint?
92. Le système mis en place pour suivre périodiquement l'efficacité du plan d'équité en matière d'emploi comprend-il des examens réguliers (par exemple trimestriels) des progrès réalisés par la haute direction en ce qui concerne la mise en œuvre du plan?
93. Le suivi du plan d'équité en matière d'emploi de l'employeur comprend-il une analyse des progrès réalisés depuis le début de la mise en œuvre du plan? Cette analyse comprend-elle une évaluation de l'atteinte des objectifs à court et à long terme ainsi que des initiatives destinées à garantir la prise de mesures d'adaptation, la suppression des obstacles à l'emploi et l'adoption de mesures positives et spéciales? Comprend-elle également des initiatives liées aux communications, à la consultation, à la collaboration et à la tenue de dossiers?
94. Outre les évaluations périodiques (par exemple trimestrielles) des progrès réalisés en vue de la mise en œuvre du plan, l'employeur procède-t-il, au cours de la durée de vie de son plan, à au moins une évaluation en profondeur? Les résultats de cette évaluation sont-ils dûment consignés?
95. Au moins une fois tous les trois ans, l'employeur procède-t-il à un examen de l'efficacité de son plan et apporte-t-il les modifications nécessaires aux objectifs et à d'autres éléments de son plan pour tenir compte de changements dans les circonstances?
96. Les raisons pour lesquelles les objectifs et les autres éléments ont été modifiés sont-elles dûment consignées?
INFORMATION À FOURNIR : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
97. L'employeur a-t-il de la documentation ou des exposés sur l'objet de l'équité en matière d'emploi et sur les mesures qu'il a prises pour réaliser son programme? La documentation est-elle tenue à jour et distribuée à tous les nouveaux employés, aux gestionnaires et au personnel qui participent à des activités menées pour garantir le respect de la Loi? Cette documentation est-elle portée à l'attention de tous les autres employés à des intervalles raisonnables?
98. L'employeur a-t-il une stratégie de communication efficace qui prévoit des exposés réguliers, des bulletins et des notes de service envoyées à tout le personnel et un programme d'orientation pour les nouveaux employés?
99. La documentation et les exposés fournissent-ils une somme d'information raisonnable présentée de manière claire et compréhensible, et peuvent-ils, sur demande des employés, être mis à leur disposition sur des médias substituts?
CONSULTATION : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
100. Dans les cas où il y a des agents négociateurs, l'employeur les a-t-il invités à donner leur avis sur l'élaboration, la mise en œuvre et la révision du plan d'équité en matière d'emploi et sur l'assistance qu'ils pourraient apporter relativement aux communications concernant l'équitéen matière d'emploi et à la réalisation de cette dernière?
101. Est-ce qu'un comité patronal-syndical a été mis sur pied aux fins des consultations prévues aux termes de la Loi?
102. Dans les cas où il n'y a pas d'agents négociateurs ou que les agents ne représentent pas l'ensemble de l'effectif, l'employeur a-t-il invité les personnes désignées par les employés pour les représenter à donner leur avis?
103. L'employeur a-t-il fait en sorte que des membres de tous les groupes sous-représentés prennent part aux consultations?
104. L'employeur a-t-il déployé tous les efforts raisonnables possibles pour garantir une consultation utile et appropriée aux termes de la Loi sur l'équité en matière d'emploi?
105. L'employeur a-t-il dûment consigné toutes les activités de consultation, les questions de fond discutées pendant la consultation et les résultats du processus de consultation?
TENUE DE DOSSIERS : QUESTIONS ET FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION
106. L'employeur a-t-il mis en place un système ou des procédures destinés à assurer la tenue en bonne et due forme des dossiers d'équité en matière d'emploi?
107. L'employeur a-t-il documenté comme il se doit le système d'information et les procédures?
108. Ces dossiers contiennent-ils des renseignements exacts sur toutes les questions traitées dans le Règlement?
109. Le premier dirigeant de l'employeur ou son fondé de pouvoir a-t-il certifié que tous les renseignements sont exacts?
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