VÉRIFICATION FINANCIÈRE
RAPPORT FINAL

Table des matières

RÉSUMÉ
INTRODUCTION
OBJET DE LA VÉRIFICATION
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS

1.0 Organisation et processus
1.1 Système de gestion des finances, politiques et procédures
1.2 Sécurité du système financier
2.0 Contrôles
3.0 Information et conseils
3.1 Conseils en matière de gestion des finances et rapports
4.0 Responsabilité
4.1 Responsabilité des gestionnaires des programmes
4.2 Volume élevé de dépenses payées dans le dernier mois de l’année
4.3 Confirmations de commandes
4.4 Dépenses liées aux séances de planification
5.0 Gestion

CONCLUSION
À PROPOS DE LA VÉRIFICATION

Résumé

La Division des services financiers (DSF) offre à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) et à la Commission du droit du Canada (CDC) des conseils professionnels et des services financiers dans les domaines de la comptabilité, de la planification et de l’analyse financière, de la présentation de rapports financiers de même que la mise à jour et l’élaboration de politiques et de systèmes.

Les objectifs de cette vérification consistaient à évaluer l’exactitude, la complétude, la présentation en temps opportun et la fiabilité de l’information financière utilisée pour la prise de décisions à la Commission, et à cerner les améliorations à y apporter. Pour ce faire, l’équipe de vérification a examiné l’exercice de la gestion financière au sein de la CCDP. Le travail sur place a été effectué entre décembre 2003 et mars 2004. La vérification ayant porté sur la période allant de janvier 2002 à décembre 2003, les commentaires et les conclusions de ce rapport portent sur cette même période. Les résultats de la vérification sont fondés sur l ’examen de documents, sur des entretiens avec le personnel de la Commission, en particulier les employés de la DSF, ainsi que sur des tests d’un échantillon de 50 transactions effectuées au cours de la période visée.

L’équipe de vérification a conclu que le groupe de gestion des finances possède de bonnes connaissances et compétences ainsi que l’expertise voulue pour la prestation de conseils et d’analyses au personnel de la Commission. L’équipe de vérification a conclu que l’information financière utilisée pour la prise de décisions est exacte, complète et fiable, et qu’elle est présentée en temps opportun. La vérification a permis de cerner certaines occasions d’amélioration qui sont présentées dans ce rapport de vérification.

La vérification a révélé qu’un système de gestion des finances suffisant et efficace est en place. L’équipe de vérification a observé que les rapports financiers sont produits régulièrement et que les utilisateurs du système ont accès à du soutien en tout temps. Toutefois, bien que les responsabilités et les tâches en matière de gestion des finances soient généralement comprises, elles doivent être mieux documentées et diffusées à tout le personnel. L’utilisation et la gestion de profils d’utilisateurs démontrent que la sécurité du système financier est prise au sérieux. Cependant, la vérification a permis de déceler deux cas qui pourraient exposer la Commission à des manquements à la sécurité et qui, ensemble, affaiblissent les contrôles internes.

L’analyse de 50 transactions dans le cadre de l’examen d’un échantillonnage des contrôles internes a révélé que les autorités en matière de gestion financière et les limites de dépenses sont respectées, et que les dossiers sont complets, exacts, fiables et bien maintenus. Toutefois, les vérificateurs se sont dits préoccupés par le processus d’approbation et de supervision du programme de cartes d’achat.

Le processus par lequel les gestionnaires des programmes approuvent les réductions ou les débits de leur budget, l’inscription de volumes importants de dépenses dans le dernier mois de l’année financière (mars) et l’utilisation de confirmations de commandes constituent des domaines qui pourraient être améliorés. Selon l’équipe de vérification, l’amélioration de ces pratiques accroîtra l’efficacité du cadre de gestion des finances de la Commission.

L’équipe de la DSF et d’autres membres du personnel de la Commission ont été très coopératifs tout au long de cette vérification. Ils ont démontré une attitude positive et ont été proactifs dans la prise de mesures pour régler les faiblesses cernées.

Introduction

Bien que la gestion des finances soit une responsabilité partagée au sein de la Commission, c’est à la DSF que revient la responsabilité générale relative à l’établissement des politiques, des procédures et des lignes directrices, ainsi qu’à la prestation d’orientation et de conseils en matière de finances. Cela comprend le processus budgétaire, l’inscription des transactions financières en temps opportun et la communication de l’information financière qui aidera les gestionnaires de la Commission dans l’exécution de leurs responsabilités. La DSF est appuyée par le système financier GX dans l’exercice de ses responsabilités de gestion. Elle participe au Groupe GX afin de maintenir une fonctionnalité optimale du système.

Au moment de la vérification, l’équipe de la DSF était composée d’un (1) gestionnaire, de trois (3) analystes, de trois (3) adjoints aux finances et d’une (1) étudiante. C’est le gestionnaire qui est chargé de l’ensemble de la gestion de la Division. Le gestionnaire de la DSF relève directement de la directrice des Services intégrés.

Pour l’année financière 2003-2004, la DSF disposait d’un budget de 431 600 $ et d’une somme supplémentaire de 50 000 $ provenant du recouvrement des coûts auprès de la Commission du droit du Canada.

Le travail de vérification sur place a été effectué entre décembre 2003 et mars 2004. La vérification ayant porté sur la période allant de janvier 2002 à décembre 2003, les commentaires et conclusions de ce rapport portent sur cette même période.

Objet de la vérification

La Division de la planification, de la vérification interne et de l’évaluation de la Direction des services intégrés (DSI) a entrepris cette vérification afin d’évaluer de manière indépendante l’exactitude, la complétude, la production en temps opportun et la fiabilité de l’information financière utilisée pour la prise de décisions à la Commission, et pour cerner les améliorations à y apporter. Pour ce faire, l’équipe de vérification a examiné l’exercice de la gestion financière au sein de la CCDP.

L’objet de la vérification consistait à examiner, en partenariat avec la directrice de la DSI ainsi que le gestionnaire et le personnel de la DSF, l’information et la documentation financières relatives à la période visée. La vérification a été menée principalement à la DSF, mais aussi dans d’autres directions qui jouent un rôle important dans la production d’information financière de qualité parce qu’elles entrent des données brutes sous forme de prévisions, gèrent les engagements et utilisent de l’information financière pour prendre des décisions. Les services financiers que la DSF fournit à la Commission du droit du Canada ont été exclus de la vérification.

Observation et recommandations

1.0 Organisation et processus

1.1 Système de gestion des finances, politiques et procédures

L’équipe de vérification a conclu que le système de gestion des finances qui est en place à la Commission est suffisant, efficace et fiable, et qu’il est adapté aux besoins de la Commission. Le système est convivial, et les utilisateurs ont accès à de la formation ainsi qu’à du soutien technique en tout temps.

Les politiques financières de la Commission sont celles du Secrétariat du Conseil du Trésor, à quelques exceptions près telles que les cartes d’achat et les politiques en matière de passation des marchés. Des entretiens avec des gestionnaires des programmes et des adjoints administratifs sélectionnés ont révélé que si, dans l’ensemble, les responsabilités en matière de gestion des finances sont comprises, celles-ci et les tâches connexes doivent être mieux documentées par l’entremise de procédures officielles ou de lignes directrices, et diffusées à tout le personnel. L’examen des demandes de remboursement des frais de déplacement avant présentation à la DSF est un exemple du manque de clarté des responsabilités de gestion des finances. En effet, alors que certains adjoints administratifs examinent en détail chaque demande avant de la soumettre à la DSF, d’autres les recueillent auprès des voyageurs et les transmettent sans les revoir ne serait-ce que superficiellement. Les adjoints administratifs ont exprimé des frustrations quant à l’absence de procédures et de lignes directrices dans ce domaine. Ils déclarent que cette situation mène à des interprétations différentes par différents employés quant à la manière d’exécuter cette tâche.

Les entretiens ont également révélé que les gestionnaires et les membres du personnel comptent sur la DSF pour les questions et interrogations sur des points particuliers en matière de finances ou pour l’interprétation des politiques du SCT. Au fil du temps, la DSF a organisé des séances d’information pour les gestionnaires des programmes et les adjoints administratifs, et celles-ci ont aidé le personnel à comprendre les questions financières. Toutefois, la Commission aurait avantage à documenter ses principales responsabilités et tâches financières sous forme de procédures ou de lignes directrices. D’autres exemples de responsabilités financières qui devraient être mieux documentées font l’objet d’observations tout au long de ce rapport de vérification.

Recommandation

On recommande de mieux documenter les principales responsabilités et tâches en matière de gestion des finances sous forme de procédures officielles et de lignes directrices, et de transmettre celles-ci à tout le personnel (par exemple en les affichant dans l’intranet de la Commission).

Réponse de la direction et plan d’action

Accepté

Les responsabilités en matière de gestion des finances sont décrites soit : a) dans les politiques financiè res de la CCDP (c.-à-d. la politique des cartes d’achat et la politique d’approvisionnement et des contrats) soit b) dans les politiques financières du SCT qui sont adoptées par la Commission. La CCDP a élaboré des procédures liées aux politiques, et celles-ci ont été introduites à la Commission par l’entremise de formation aux employés ou de manuels connexes.

Les politiques et les procédures de la CCDP en matière de finances seront affichées dans l’intranet de la Commission, et on y offrira un lien menant à celles du SCT sur le site Web du Secrétariat.

La DSF affichera ses politiques et ses procédures en matière de finances dans l’intranet de la Commission d’ici le 31 mars 2005.

1.2 Sécurité du système financier

La DSF est responsable de la gestion du système financier, y compris des aspects relatifs à la sécurité tels que les profils d’utilisateurs et les copies de secours de l’information financière. L’équipe de vérification a conclu que l’attribution des profils d’utilisateurs du système financier était appropriée aux risques, à une exception près. L’équipe a également conclu que les utilisateurs du système comprennent leurs droits et leurs obligations relativement à l’utilisation de ces profils. Enfin, bien qu’un mécanisme de surveillance des profils d’utilisateurs soit en place, cette surveillance n’est pas exercée régulièrement.

La sécurité du système financier GX est centrée sur les profils d’utilisateurs, qui permettent de limiter l’accès au système en fonction des besoins de chacun. Notre examen a révélé que l’attribution de 11 des 12 profils d’utilisateurs était appropriée. Un profil d’utilisateur, intitulé «  Tous », est attribué au gestionnaire de la DSF. Ce profil permet au gestionnaire d’exécuter toutes les fonctions du système auxquelles les 11 autres profils ont accès. De plus, le gestionnaire de la DSF a la possibilité, par l’entremise d’une clé électronique qui lui permet d’exercer le pouvoir de payer [article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)], de demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada d’émettre des chèques. La combinaison du profil d’utilisateur intitulé «  Tous » et de la clé électronique offre au gestionnaire de la DSF la possibilité d’exécuter une transaction du début jusqu’à la fin. Cette situation constitue un manquement à la bonne séparation des tâches et affaiblit les contrôles internes.

La DSF a chargé un de ses analystes de faire le suivi des profils d’utilisateurs, et les procédures requises sont en place. Toutefois, l’examen d’un Rapport sur les profils d’utilisateurs a révélé que ce suivi n’est pas effectué régulièrement. Par exemple, les profils d’utilisateurs de certains employés qui ont quitté la Commission ou qui sont en congé autorisé prolongé sont encore actifs. Lorsque nous leur avons signalé cette situation, les responsables de la DSF ont immédiatement désactivé les profils de ces employés.

Recommandations

On recommande :

• de revoir l’accès du gestionnaire de la DSF au système GX afin de le limiter aux exigences de son poste, et de lui enlever la possibilité d’exécuter une transaction du début jusqu’à la fin;

• d’effectuer régulièrement le suivi des profils d’utilisateurs.

Réponse de la direction et plan d’action

a) Accepté
L’accès du gestionnaire de la DSF au système GX a été revu et il est maintenant limité aux exigences de son poste. Le gestionnaire de la DSF n’a pas accès actuellement au profil d’utilisateur intitulé « Tous ». En effet, ce profil donne à l’agent qui l’utilise la possibilité d’exécuter un paiement du début jusqu’à la fin.

b) Accepté
Le gestionnaire de la DSF s’assurera de l’exécution d’un suivi mensuel des profils d’utilisateurs. De plus, la DSF enlèvera l’accès au système GX aux employés qui quittent la Commission ou dont les responsabilités changent.

2.0 Contrôles

Les contrôles internes sont constitués de ces éléments de la Commission — incluant ses ressources, ses systèmes, ses processus, sa culture, sa structure et ses tâches — qui, pris ensemble, appuient le personnel dans l’atteinte des objectifs de la Commission. En ce qui concerne les activités financières, les contrôles internes sont constitués des pouvoirs en matière de gestion financière, des plafonds de dépenses, du maintien de registres comptables et des activités de surveillance.

L’équipe de vérification a conclu que les contrôles internes tiennent compte de l’importance relative de la comptabilité, de la sensibilité du public et des risques. Il y a encore lieu d’améliorer les contrôles internes relatifs à la carte d’achat, qui a fait l’objet d’importantes modifications en 2003.

Les pouvoirs en matière de gestion financière sont définis dans le tableau de délégation des pouvoirs de la Commission qui a été élaboré au début des années 1990 et qui est encore utilisé. On nous a indiqué qu’un nouveau tableau est en cours de production. Pour le moment, il n’est ni terminé ni approuvé.

L’analyse de 50 transactions financières a révélé que les pouvoirs en matière de gestion financière et les plafonds de dépenses sont respectés, et que les livres comptables sont complets, exacts, fiables et bien maintenus. Toutefois, nous avons décelé des cas qui nous indiquent qu’il y a lieu de renforcer les contrôles internes liés au programme des cartes d’achat.

Le programme des cartes d'achat a été mis en place au début de l'année 2003-2004. Il comporte plusieurs points de contrôle interne importants, tels que : la séparation des tâches du détenteur de carte et du gestionnaire autorisé à engager les dépenses et à approuver la réception des fournitures ou des services (article 34 de la LGFP); l'exigence de consigner l'achat dans un registre des acquisitions par carte d'achat; l'obligation, avant d'utiliser la carte d'achat, d'obtenir l'approbation d'un gestionnaire investi du pouvoir délégué; et le rapprochement des relevés de compte avec le Registre des acquisitions par carte d'achat. À son lancement, le programme de cartes d’achat était assorti d’une méthode de mise en œuvre comportant l’exigence pour tous les détenteurs de cartes et leurs gestionnaires respectifs d’assister à une séance de formation avant d’être autorisés à utiliser la carte. Ces éléments de contrôle interne sont tous importants pour maintenir la responsabilité tout en profitant des économies du programme.

Toutefois, en dépit de ces contrôles clés, l’équipe de vérification a cerné un certain nombre de faiblesses qu’il convient de corriger.

Processus d’approbation

Lorsque la politique comporte une exigence d’approbation par une personne occupant un poste en particulier (par exemple les gestionnaires des biens ou des TI), cette autorité est habituellement indiquée au dossier par l’entremise de la fonction de copie conforme du courrier électronique. L’approbation est alors considérée comme reçue, même si la personne autorisée ne répond pas au courriel. Nous croyons que cette forme indirecte d’approbation ne correspond pas à l’esprit de l’exigence figurant dans le tableau de délégation des pouvoirs ou dans les politiques en matière de finances. C’est plutôt une forme d’approbation directe, nécessitant une signature ou l’envoi d’une correspondance (sous forme de courriel ou autre), qui serait appropriée.

Surveillance

La Politique sur les cartes d’achat prévoit la nomination d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice. Cette personne est chargée d’émettre les cartes, de recevoir les états de compte de la société de cartes de crédit et d’exercer des activités de surveillance. La coordonnatrice pour la Commission est la gestionnaire de la Division de la gestion des biens, qui est également chargée d’engager les dépenses et d’approuver la réception des fournitures (en application de l’article 34 de la LGFP) dans le cadre des activités d’achat de la Commission. Cette pratique affaiblit les contrôles internes puisque la même personne est chargée, d’une part, d’engager des dépenses et d’approuver la réception des fournitures et, d’autre part, d’exercer une surveillance de ce type d’activités.

Des entretiens avec la coordonnatrice des cartes d’achat ont permis d’apprendre que les procédures à suivre n’ont pas été définies et que, ainsi, l’exercice de la surveillance n’a pas été documenté. Jusqu’ici, cet exercice s’est limité à l’examen des relevés des cartes d’achat. La coordonnatrice n’a pas systématiquement documenté les résultats des activités de surveillance menées ni présenté un rapport de suivi à la direction. Les vérificateurs croient que les activités exercées actuellement dans le cadre du suivi du programme des cartes d’achat sont incomplètes et non conformes à la Politique sur les cartes d’achat.

Sécurité

La Politique sur les cartes d’achat prévoit la conservation des cartes en lieu sûr. Toutefois, ce qui constitue un lieu sûr n’est pas défini. Certains détenteurs de carte conservent celle-ci dans un classeur verrouillé alors que d’autres la portent sur eux.

Recommandations

On recommande :

• la mise en place d’une forme directe d’approbation afin de satisfaire aux exigences de la Politique sur les cartes d’acquisition et du tableau de délégation des pouvoirs;

• la définition de procédures officielles pour les activités de surveillance et de rapport relatives aux cartes d’achat;

• le retrait de l’agent affecté à la surveillance des transactions liées aux cartes d’achat de tout processus d’approbation ou, à défaut, l’affectation d’une personne différente à la surveillance de ces transactions;

• la définition de solutions acceptables permettant aux détenteurs de carte de mettre celle-ci en lieu sûr dans leur bureau ou ailleurs et le rehaussement de la sensibilisation des détenteurs de cartes.

Réponse de la direction et plan d’action

a) Accepté
La DSF avisera les gestionnaires investis du pouvoir financier (en vertu du tableau de délégation du pouvoir d’autres politiques) ou leur rappellera, d’ici le 31 décembre 2004, que seule une forme d’approbation directe est acceptable. Une approbation directe comporte nécessairement la signature du gestionnaire autorisé ou l’envoi d’une correspondance (courriel ou autre) par celui-ci.

b) Accepté
La DSF documentera le programme de suivi des cartes d’achat et commencera ses activités de surveillance d’ici le 31 décembre 2004. Elle présentera son premier rapport sur ses activités au Comité de direction au plus tard le 31 mars 2005.

c) Accepté
Dans le cadre de la documentation du programme de surveillance des cartes d’acquisition, la DSF s’assurera que l’agent chargé de la surveillance des transactions liées aux cartes d’achat ne participe pas au processus d ’approbation. Ce changement sera effectué au plus tard le 31 décembre 2004.

d) Accepté
La Division de la gestion des biens a l’intention de réitérer aux détenteurs de cartes d’achat que les moyens acceptables d’assurer la sécurité de leur carte consistent à la conserver dans un classeur verrouillé ou à la porter sur eux. La DGB s’assurera que les détenteurs de carte disposent d’un classeur à verrou. Ce processus sera mis en place au plus tard le 31 octobre 2004.

3.0 Information et conseils

3.1 Conseils en matière de gestion des finances et rapports

La Commission dispose d’un groupe de gestion des finances qui possède de bonnes connaissances et compétences ainsi que l’expertise voulue pour la prestation de conseils et d’analyses au personnel de la Commission. De plus, la production mensuelle de rapports sur la gestion des finances fait en sorte que l’information financière est facilement accessible pour les gestionnaires et les autres membres du personnel.

Des entretiens avec des gestionnaires des programmes et des adjointes administratives sélectionnés ont révélé que la DSF a les compétences et les capacités requises pour offrir des analyses et des conseils pertinents pour appuyer les gestionnaires des programmes dans l’exercice de leurs responsabilités de gestion des finances. Par exemple, la DSF a élaboré des rapports et des formulaires de gestion des finances; elle a également offert de la formation aux gestionnaires des programmes et aux adjoints administratifs sur tous les aspects des tâches financières, y compris le système et les rapports. Le gestionnaire de la DSF tient des rencontres mensuelles de travail avec les adjointes administratives où ces dernières peuvent poser des questions, discuter et mettre en commun leurs connaissances, leur expérience et les méthodes qu’elles emploient pour régler des questions financières particulières.

Les membres du personnel de la Commission que nous avons rencontrés ont indiqué que certains gestionnaires des programmes ont de la difficulté à comprendre les rapports financiers. En effet, les gestionnaires trouvent les rapports peu conviviaux et ne comprennent pas toujours la terminologie utilisée. Les vérificateurs sont d’avis que les rapports produits correspondent à la norme dans le domaine et qu’il faudrait mettre l’accent sur la formation des gestionnaires afin de leur permettre de mieux les comprendre.

Les adjointes administratives ont déclaré que la formation en matière de gestion des finances les a aidés à comprendre la philosophie de certaines politiques financières, mais ont ajouté que cette formation devrait être offerte plus régulièrement.

Recommandation

On recommande :

• que la DSF organise de la formation plus fréquemment afin de garantir que (i) les employés actuels reçoivent une mise à niveau de leur formation et que (ii) les employés nouvellement arrivés à la Commission reçoivent de la formation en gestion des finances;

• qu’on accorde une attention particulière aux besoins de formation des adjointes administratives.

Réponse de la gestion et plan d’action

a) Accepté
La DSF offrira une formation de mise à niveau une fois par année aux employés actuels. Deux séances seront offertes, l’une au cours de l’automne de 2004 et l’autre au printemps de 2005.

La DSF offrira une formation complète une fois par année aux employés nouveaux et actuels.

b) Accepté
Les rencontres mensuelles de travail avec les adjointes administratives seront maintenues, car elles permettent de transmettre de l’information financière utile et d’introduire de nouvelles politiques ou procédures. La DSF sondera les adjointes administratives annuellement afin de déterminer les sujets financiers qui les intéressent et s’assurera que ces derniers sont traités dans les rencontres de l’année suivante.