Mesures d'adaptation dans le processus de traitement des plaintes de la Commission canadienne des droits de la personne

1. Objet et portée

La Direction générale des services des plaintes de la Commission canadienne des droits de la personne (la Commission) est déterminée à adhérer aux principes fondamentaux des droits de la personne dans ses activités quotidiennes. Cela inclut le maintien d’un processus de traitement des plaintes accessible et la prise de mesures d’adaptation pour répondre aux besoins individuels des personnes. Nous reconnaissons aussi notre responsabilité d’assurer que toutes les personnes ayant des besoins individuels obtiennent les mesures d’adaptation dont elles ont besoin pour participer pleinement et sur un pied d'égalité au processus de traitement des plaintes.

La présente politique vise deux objectifs :

1. Communiquer clairement l'engagement de la Commission à prendre des mesures d'adaptation à l'égard des personnes ayant des besoins individuels dans son processus de traitement des plaintes; et
2. Décrire le processus que doit suivre une personne pour aviser la Commission qu'elle a des besoins individuels et nécessite des mesures d'adaptation afin de participer pleinement et sur un pied d'égalité au processus de traitement des plaintes.

La présente politique s'applique à toutes les personnes qui participent au processus de traitement des plaintes de la Commission.

2. Définitions

Processus d’adaptation :

Processus par lequel un employé de la Commission rassemble des renseignements, offre des possibilités d'adaptation et met en œuvre les mesures d'adaptation convenues, une fois que la Commission a été avisée qu'une personne a des besoins individuels et nécessite des mesures d'adaptation afin de participer pleinement et sur un pied d'égalité au processus de traitement des plaintes.

Obstacles(s) :

Tout élément — qui est notamment de nature physique ou architecturale, qui est relatif à l'information, aux communications, aux comportements ou à la technologie ou qui résulte d’une politique ou d'une pratique — qui nuit à la participation pleine et égale de toutes les personnes au processus de traitement des plaintes.

Processus de traitement des plaintes :

Processus dont la Commission se sert, si elle le juge utile, pour traiter les demandes de renseignements et les plaintes, lequel comprend la médiation, la conciliation, l'évaluation des plaintes, l'enquête et le processus décisionnel de la Commission.

Déficience :

Incapacité, notamment physique, intellectuelle, cognitive, mentale ou sensorielle, trouble d'apprentissage ou de la communication ou limitation fonctionnelle, de nature permanente, temporaire ou épisodique, manifeste ou non, et dont l'interaction avec un obstacle nuit à la participation pleine et égale d'une personne au processus de traitement des plaintes. 

Mesures d’adaptation :

Mesures que prend la Commission pour éliminer les désavantages subis par les personnes en raison d'un obstacle qui a, ou qui peut avoir, un effet préjudiciable sur les personnes ou les groupes protégés en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne et participant au processus de traitement des plaintes.

La Loi canadienne sur les droits de la personne prévoit la prise de mesures d'adaptation pour répondre aux besoins des personnes lorsque ces besoins se rapportent à l'un des 13 motifs de discrimination suivants : la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe (y compris la grossesse), l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, l'état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l'état de personne graciée.

Besoins individuels :

Besoins particuliers liés à l’un des motifs de discrimination en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

3. Cadre stratégique

La présente politique est conforme aux principes énoncés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne et est axée sur les mesures d’adaptation pour répondre aux besoins individuels.

La présente politique repose aussi sur les principes et les attentes énoncés dans l'Engagement en matière de service et les Règles relatives aux plaintes de la Commission.

4. Le processus d’adaptation : à quoi s'attendre

Si vous êtes un participant et avez un besoin individuel exigeant des mesures d'adaptation, veuillez prendre les mesures suivantes :

1. Aviser la Commission
   
   Communiquez avec la Commission par courriel ou parlez à l'employé de la Commission qui est chargé de traiter votre plainte dès que possible si vous nécessitez des mesures d’adaptation afin de participer au processus de traitement des plaintes.
   
   Vous pouvez le faire en tout temps pendant le traitement de la plainte à laquelle vous prenez part. Cependant, plus tôt la Commission est mise au courant d'un besoin individuel dans le processus, plus vite elle pourra prendre des mesures pour répondre à ce besoin.
   
   Dans certains cas, un employé de la Commission pourrait aussi demander si un participant nécessite des mesures d'adaptation pour assurer que tous les participants aient un accès complet et égal au processus de traitement des plaintes.


2. Coopérer dans le cadre du processus d’adaptation
   
   Les employés de la Commission sont responsables de rassembler les renseignements pertinents pour bien comprendre les besoins individuels d’un participant et proposer des mesures d'adaptation dans les circonstances particulières. Il importe de fournir suffisamment de renseignements pour que l’employé de la Commission puisse proposer des mesures d'adaptation. Vous pouvez aussi formuler des commentaires et des suggestions sur la manière de répondre adéquatement à vos besoins individuels.
   
   Dans certains cas, il pourrait être nécessaire de fournir des documents à l'appui pour faciliter le processus d'adaptation. Des mesures d'adaptation plus complexes ou systémiques pourraient également exiger que nous consultions des tiers. Si elle ne peut répondre à une demande d'adaptation, la Commission en indiquera toujours les raisons au participant par écrit et tentera de trouver une solution raisonnable.
   
   Les employés de la Commission travailleront en collaboration avec les participants pour s'assurer de répondre à leurs besoins individuels tout au long du processus de traitement des plaintes, dans la mesure du possible, jusqu'au point de la contrainte excessive, sous réserve des principes d'équité procédurale et de justice naturelle.

5. Communication

La Commission est déterminée à communiquer avec le public de manière accessible et peut présenter la présente politique dans d'autres formats sur demande. Nous assurerons qu’une copie accessible de la présente politique est présentée sur nos sites Internet et intranet.

6. Protection des renseignements personnels et confidentialité

La Commission reconnaît que les personnes peuvent être sensibles à la raison pour laquelle et à la manière dont leurs renseignements personnels, y compris les renseignements liés aux mesures d'adaptation prises pour répondre à leurs besoins individuels, peuvent être utilisés lorsqu'elles nécessitent des mesures d'adaptation. La Commission et ses employés prennent très au sérieux leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité et conserveront tous les dossiers associés au processus d’adaptation de façon électronique et de manière sûre.

La Commission et tous ses employés participant au processus d'adaptation se conformeront aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour protéger en tout temps les renseignements personnels. Les renseignements personnels liés aux demandes d'adaptation ne feront pas partie du dossier officiel d’une plainte et ne seront pas divulgués en cas de renvoi d’un dossier de plainte au Tribunal canadien des droits de la personne.

7. Surveillance et examen

Le Comité de soutien aux dossiers de la Commission surveillera et examinera chaque année, ou au besoin, l'efficacité de la présente politique, ainsi que de toutes les procédures connexes, pour assurer qu'elles sont toujours conformes aux pratiques exemplaires et aux principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Cela signifie que la Commission surveillera l'application de la présente politique et recueillera des données pour assurer que la politique n'est pas appliquée de façon à ériger des obstacles pour des groupes de participants en particulier.

8. Demandes de renseignements, commentaires et plaintes

Les demandes de renseignements, les commentaires et les plaintes concernant la présente politique peuvent être transmis au info.com@chrc-ccdp.gc.ca