Facultés affaiblies au travail – Un guide sur les mesures d’adaptation pour la dépendance aux substances
Le présent guide vise à aider les employeurs sous réglementation fédérale à bien réagir à un cas de dépendance aux substances en milieu de travail, de manière conforme à la législation sur les droits de la personne. Il souligne les droits et obligations de l’employé, des candidats à un emploi, de l’employeur et des représentants, syndicaux ou autres, de l’employé.
Introduction
Le présent guide vise à aider les employeurs sous réglementation fédérale à bien réagir à un cas de dépendance aux substances en milieu de travail, de manière conforme à la législation sur les droits de la personne. Il souligne les droits et obligations de l'employé, des candidats à un emploi, de l'employeur et des représentants, syndicaux ou autres, de l'employé.
La Loi canadienne sur les droits de la personne définit la dépendance aux drogues ou à l'alcool (dépendance aux substances) comme étant une déficience. Par conséquent, lorsqu'un employé reçoit un diagnostic de dépendance aux substances, il a le droit d'obtenir des mesures d'adaptation de la part de son employeur comme n'importe quel autre employé ayant une déficience.
Comme s'il s'agissait de toute autre forme de déficience, l'employé, l'employeur et les représentants, syndicaux ou autres, de l'employé doivent tous collaborer pour trouver des mesures d'adaptation raisonnables pour l'employé. Le présent guide aide les employeurs à réagir lorsqu'un cas possible de dépendance à des substances se présente en milieu de travail. Ce cas peut se présenter :
- lorsqu'un employé révèle lui-même sa dépendance;
- lorsque l'employeur voit des indices de dépendance à des substances;
- lorsqu'un test de dépistage de consommation de drogue ou d'alcool se révèle positif.
Le guide montre aussi à l'employeur la voie à suivre pour accorder des mesures d'adaptation à un employé souffrant d'une dépendance à des substances.
L'employeur ne doit pas oublier que les personnes ayant une dépendance aux substances ont souvent peur d'être stigmatisées ou discriminées, ce qui les empêche d'affronter le problème et de tenter de se faire soigner.
Par conséquent, même si c'est souvent au cas par cas qu'il faut accorder des mesures d'adaptation à un employé en fonction de ses besoins, les organisations ont intérêt à ce que les mesures d'adaptation fassent partie intégrante de leurs façons de faire, en vue de favoriser, en milieu de travail, une culture axée sur le respect et l'inclusion.
Obligation d'adaptation
Les employeurs doivent prendre des mesures pour adapter leurs règles, politiques ou pratiques qui ont des conséquences négatives sur des individus – ou des groupes d'individus – lorsqu'elles découlent des motifs de discrimination inscrits dans la Loi canadienne sur les droits de la personne. On parle alors de l'obligation d'adaptation.
L'obligation d'adaptation signifie qu'il faut parfois traiter différemment quelqu'un pour éviter la discrimination. Les employeurs ont une obligation d'adaptation lorsqu'un employé a des besoins liés à l'un ou l'autre des motifs prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Si un employeur pense qu'un employé peut avoir une dépendance aux substances, toutes les personnes concernées – l'employé, l'employeur et le syndicat ou les représentants de l'employé – doivent collaborer pour aborder le problème en temps opportun, dans le respect.
Dépendance aux substances : l'adaptation en cinq étapes
Étape 1 Reconnaître les signes
Portez attention
Un employeur peut constater des changements quant à l'assiduité, au rendement ou au comportement d'un employé, comme :
- des changements de personnalité ou un comportement imprévisible (p. ex., des conflits interpersonnels plus fréquents, une réaction excessive à la critique);
- des indices de facultés affaiblies au travail (p. ex., une odeur d'alcool ou de drogues, des yeux rouges ou vitreux, une démarche instable, de la difficulté à parler clairement, un manque de coordination);
- des méthodes de travail non sécuritaires ou un accident;
- un test de dépistage positif pour les drogues ou l'alcool;
- des retards répétés, des absences fréquentes, une baisse de productivité ou une diminution de la qualité du travail.
Ne sautez pas aux conclusions
De nombreuses raisons pourraient expliquer de telles situations, comme :
- une autre déficience ou un trouble de santé temporaire;
- des conflits au travail;
- de l'insatisfaction au travail ou un manque de motivation;
- un stress causé par la difficulté de concilier ses responsabilités au travail et ses obligations de proche aidant;
- des problèmes personnels sans lien avec le travail.
Les employeurs ne doivent pas oublier que l'employé peut tout simplement vivre une semaine ou un mois difficile. Cependant, dans certains cas, les comportements constatés peuvent être causés par une dépendance aux substances.
Étape 2 S'en parler
En règle générale, il revient à l'employé de demander des mesures d'adaptation en fonction de ses besoins. Par contre, les gens ayant une dépendance aux substances n'ont pas toujours conscience, ou refusent d'admettre, que leur dépendance constitue une déficience. De plus, ils peuvent aussi hésiter à reconnaître qu'ils ont un problème de peur d'être stigmatisés ou de perdre leur emploi.
Lorsqu'un employeur constate des changements quant à l'assiduité, au rendement ou au comportement d'un employé et qu'ils peuvent être causés par une possible dépendance aux substances, la loi l'oblige à amorcer une discussion avec l'employé pour savoir si cet employé a besoin de mesures d'adaptation pour une déficience. On parle alors de l'obligation de se renseigner.
Dans les milieux de travail où on soumet les employés à un dépistage de consommation de drogues et d'alcool parce qu'ils occupent un poste critique sur le plan de la sécurité, les employeurs ont aussi l'obligation de se renseigner si un test s'avère positif.
Étant donné que les personnes dépendantes aux substances vont souvent nier leur état, il se peut que l'employeur ait besoin de parler plus d'une fois à l'employé avant de pouvoir déterminer les mesures d'adaptation qui sont nécessaires.
Quand un entretien s'impose
Quand il a un entretien avec l'employé, l'employeur ne doit pas tenter de diagnostiquer une dépendance aux substances ni de recommander un traitement.
Pour remplir son obligation de se renseigner, l'employeur doit plutôt :
- être respectueux, montrer de la compassion et ne pas porter de jugements;
- comprendre que l'employé peut se sentir coupable ou anxieux ou avoir l'impression qu'on lui force la main;
- faire en sorte que la conversation soit confidentielle;
- cerner les problèmes qui concernent le rendement ou le comportement de l'employé, ou un test de dépistage positif;
- expliquer que, en tant qu'employeur, il a l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour toutes les déficiences, ce qui comprend la dépendance aux substances, et inviter l'employé à prendre connaissance de toute politique interne sur les mesures d'adaptation;
- poser uniquement des questions qui sont nécessaires pour déterminer si l'employé a besoin de mesures d'adaptation, comme demander à l'employé s'il a consulté un professionnel de la santé;
- fournir à l'employé des renseignements sur l'aide offerte en milieu de travail, s'il y en a (p. ex., un programme d'aide aux employés);
- permettre à l'employé d'être accompagné d'un représentant, syndical ou autre, lors des discussions.
Si un employé n'admet pas avoir une déficience aux termes de la Loi, comme une dépendance aux substances, l'employeur doit préciser clairement à l'employé quelles sont les conséquences de son comportement, et réagir aux problèmes d'assiduité, de rendement ou de comportement en respectant les politiques en vigueur dans le milieu de travail. Cependant, si l'employé fournit par la suite une explication qui met en cause une déficience, l'employeur devra réévaluer son intervention. L'employeur devra notamment réévaluer la pertinence de toute mesure, disciplinaire ou autre, déjà appliquée.
Étape 3 Obtenir les renseignements médicaux pertinents et en tenir compte
Pour déterminer quelles sont les mesures d'adaptation dont a besoin son employé, l'employeur doit obtenir certains renseignements de la part d'un professionnel de la santé.
Un employeur doit savoir :
- si son employé a une déficience;
- quelles sont les mesures d'adaptation dont a besoin cet employé en fonction de sa déficience.
Il s'agit de questions d'ordre médical qu'il faut poser à un professionnel de la santé – le médecin de famille de l'employé ou un spécialiste. Ces renseignements médicaux permettront à l'employeur de choisir en toute connaissance de cause des mesures d'adaptation raisonnables.
L'employeur ne doit jamais oublier qu'une demande de renseignements médicaux faite dans le cadre du processus d'adaptation l'oblige à concilier deux droits qui s'opposent : le droit de l'employeur à gérer le milieu de travail et le droit de l'employé à protéger sa vie privée. Quand il demande des renseignements médicaux, l'employeur doit s'y prendre de la manière la moins intrusive qui soit et respecter le droit à la vie privée de l'employé. Les demandes doivent porter seulement sur les renseignements concernant les tâches essentielles de l'employé et les mesures d'adaptation dont cet employé a besoin.
L'employeur a rarement le droit de connaître le diagnostic précis. Il n'a pas le droit d'exiger les éléments du diagnostic ni les détails du plan de traitement.
Renseignements que l'employeur doit fournir
L'employeur doit fournir les renseignements suivants au professionnel de la santé :
- une description de la fonction de l'employé et de ses responsabilités professionnelles;
- l'horaire de travail de l'employé;
- le fait que l'employé occupe un poste critique sur le plan de la sécurité, lorsque c'est le cas;
- tout autre renseignement pertinent qui concerne ce milieu de travail en particulier.
Renseignements que l'employeur devrait demander
L'employeur devrait poser les questions suivantes :
- Est-ce que l'employé a une déficience qui nécessite des mesures d'adaptation?
- Y a-t-il des restrictions ou limitations médicales qui empêchent l'employé de faire son travail?
- Existe-t-il un plan de traitement? Si c'est le cas, pourrait-il avoir des répercussions sur le comportement de l'employé, son assiduité, son rendement et l'horaire de travail?
- Quel est le pronostic pour l'employé?
- Si l'employé est en arrêt de travail, est-ce que le professionnel de la santé recommande des mesures d'adaptation en particulier qui aideraient l'employé à reprendre son poste sans problèmes et de façon sécuritaire?
- Si l'employé occupe un poste critique sur le plan de la sécurité, est-ce que son état de santé lui permet de faire son travail en toute sécurité? Est-ce que l'employé doit prendre des médicaments dont les effets secondaires risquent de l'empêcher d'occuper son poste critique sur le plan de la sécurité?
Les renseignements médicaux peuvent être présentés de diverses manières, allant d'une note écrite à la main jusqu'à un rapport officiel.
Une fois qu'il aura obtenu ces renseignements, l'employeur devrait être en mesure de déterminer si l'employé :
- est capable d'effectuer les tâches essentielles de son poste si on lui accorde des mesures d'adaptation convenables;
- doit être affecté à un autre poste (p. ex., à un poste qui n'est pas critique sur le plan de la sécurité);
- doit prendre congé en attendant d'autres examens médicaux ou un traitement efficace et, si c'est le cas, la durée ce congé.
L'employé a l'obligation de collaborer et de fournir à l'employeur les renseignements médicaux pertinents. Cette obligation signifie notamment que l'employé doit se présenter aux rendez-vous prévus et donner des renseignements précis et complets au professionnel de la santé.
L'employé a le dernier mot en ce qui concerne la divulgation de ses renseignements médicaux.
Fait à noter en conclusion : l'employeur et l'employé peuvent aussi décider que les renseignements médicaux ne sont pas nécessaires pour discuter des mesures d'adaptation, ce qui simplifie le processus.
Étape 4 Prendre des mesures d'adaptation
Quand un employé reçoit un diagnostic de dépendance aux substances, il a droit à des mesures d'adaptation tant qu'elles ne constituent pas une contrainte excessive. Par contre, ce droit ne veut pas dire qu'il peut exiger la mesure d'adaptation qui lui convient parfaitement ou qu'il préfère. La mesure d'adaptation doit convenir à toutes les parties.
La meilleure façon d'aborder les mesures d'adaptation, c'est de traiter chaque cas individuellement. Quand il analyse les solutions possibles, l'employeur devrait le faire conjointement avec l'employé et ses représentants et faire preuve d'autant de créativité, d'ouverture d'esprit et de souplesse qu'il le peut. Il augmentera ainsi la probabilité que les parties trouvent une solution adaptée aux besoins de toutes les personnes concernées.
La rechute est souvent une caractéristique d'une dépendance aux substances. L'adaptation en fonction de ce type de déficience peut vouloir dire que l'employeur devra accorder à l'employé des mesures d'adaptation à plusieurs reprises, s'il y a plus d'une rechute.
Durant tout le processus d'adaptation, l'employeur devrait chercher à permettre à l'employé de continuer à travailler (selon le cas) ou l'aider à reprendre le travail dès que possible. L'employeur est le mieux placé pour déterminer ce qu'il peut permettre à l'employé compte tenu des particularités de l'environnement de travail. Aussi, il doit conserver une ouverture d'esprit quant aux mesures d'adaptation qui lui permettraient à cet employé de demeurer un membre actif de son effectif ou de reprendre le travail.
Si un employé ne veut pas collaborer au processus ou assumer la responsabilité de son comportement au travail, ou s'il refuse une mesure d'adaptation raisonnable qui lui est proposée, il se peut que l'employeur soit incapable de répondre aux besoins de l'employé.
Mise au point d'un plan d'adaptation
Il revient principalement à l'employeur de mettre au point un plan d'adaptation. Une fois que les besoins l'employé ont été déterminés, l'employeur entreprend, en consultation avec l'employé, la mise au point d'un plan d'adaptation. L'employé peut demander que son représentant, syndical ou autre, participe à ces discussions.
Le plan d'adaptation doit :
- être fait par écrit et signé par toutes les parties;
- préciser les solutions ou mesures d'adaptation convenues entre les parties d'après les renseignements médicaux de l'employé (p. ex., échéancier ou dates, horaire de travail, tâches, et restrictions ou limitations);
- préciser le nom de la personne que l'employé contactera en cas de préoccupations ou de questions concernant le plan d'adaptation;
- préciser quels changements de rendement ou de comportement chez l'employé, seront considérés comme assez « importants » pour nécessiter la mise à jour des renseignements médicaux;
- être flexible et modifiable lorsque les besoins de l'employé changent et que les renseignements médicaux sont mis à jour;
- tenir compte des traitements que l'employé aura à suivre, qu'ils soient urgents ou prolongés, avec la possibilité que l'employé soit obligé de s'absenter du travail pour cette raison;
- tenir compte de la possibilité qu'un employé ayant une dépendance aux substances puisse avoir en même temps une déficience physique ou mentale nécessitant aussi des mesures d'adaptation.
Le plan d'adaptation peut être assorti d'une entente de retour au travail qui précise les conditions que l'employé doit remplir pour pouvoir revenir au travail.
Mise en œuvre d'un plan d'adaptation
Le plan d'adaptation devrait détailler clairement la marche à suivre pour sa propre mise en œuvre afin que chaque personne concernée comprenne le rôle qu'elle doit jouer et les responsabilités qu'elle doit assumer.
Il faut que l'employeur, l'employé et son représentant, syndical ou autre, arrivent à établir une bonne communication durant la mise en œuvre du plan d'adaptation. Tout problème ou raté en cours de processus doit être abordé sans délai.
Les détails du plan d'adaptation, y compris tout renseignement médical, peuvent être communiqués seulement aux personnes qui ont besoin de les connaître
Entente de retour au travail
Pour que le plan d'adaptation donne les résultats espérés, l'employeur et l'employé peuvent se réunir dans le but de rédiger et signer une entente de retour au travail.
Dans une entente de retour au travail, on précise la conduite attendue de l'employé lorsqu'il retournera au travail et les conditions que l'employé accepte de respecter. Il peut s'agir de conditions établissant les attentes de l'employeur en ce qui concerne l'assiduité, le rendement et le comportement de l'employé, les mesures de sécurité à prendre ainsi que l'obligation de respecter la politique relative à l'alcool et aux drogues en vigueur dans le milieu de travail.
L'entente de retour au travail ne devrait jamais mentionner le type de traitement souhaité ni quelque détail que ce soit concernant le plan de traitement confidentiel de l'employé.
Si l'employé occupe un poste critique sur le plan de la sécurité, l'entente de retour au travail peut prévoir certaines formes de surveillance médicale, comme le dépistage de la consommation de drogues et d'alcool.
Certains employeurs se servent d'outils tels des ententes de prévention des rechutes ou des ententes de la dernière chance. Les employeurs doivent savoir que l'utilisation d'ententes de ce type ne les libère pas de leur obligation d'accorder à un employé des mesures d'adaptation tant qu'elles ne constituent pas une contrainte excessive aux termes de la législation sur les droits de la personne.
Étape 5 Faire un suivi et les ajustements nécessaires
La dernière étape du processus d'adaptation doit se faire de manière continue. L'employeur doit s'attendre à faire un suivi périodique auprès de l'employé et à modifier le plan d'adaptation quand il le faut.
On ne peut pas toujours prévoir ce qui se passera durant le processus d'adaptation. Il faut de la flexibilité et une bonne communication pour que ce processus soit une réussite.
L'employeur a avantage à prévoir des réunions de suivi qui seront inscrites dans le plan d'adaptation. L'objectif et les paramètres des réunions doivent être clairement expliqués à toutes les parties.
Comme nous l'avons déjà dit, la rechute est souvent une caractéristique de la dépendance aux substances. Un employé peut recommencer à consommer des substances après plusieurs thérapies ou même après des années d'abstinence. Il pourrait donc être nécessaire de modifier le plan d'adaptation à mesure que la situation de l'employé évolue.
L'employeur peut aussi demander périodiquement la mise à jour des renseignements médicaux par le professionnel de la santé pour confirmer la capacité de l'employé à conserver son poste. L'employeur doit communiquer les changements apportés au plan d'adaptation seulement aux personnes qui ont absolument besoin de les connaître parmi les gestionnaires, superviseurs, les membres du personnel et les représentants de l'employé, syndicaux ou autres.
Y a-t-il une limite aux mesures d'adaptation à prendre dans le cas d'une dépendance aux substances?
L'obligation d'adaptation prend fin lorsqu'elle équivaut à une contrainte excessive pour l'employeur. En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, un employeur peut invoquer la contrainte excessive seulement lorsque les ajustements à une politique, à une pratique, à un règlement administratif ou à un bâtiment seraient trop coûteux ou créeraient des risques pour la santé ou la sécurité.
Il n'existe pas de formule normalisée ni de définition juridique précise pour déterminer ce qu'est une contrainte excessive. Chaque situation doit être considérée comme unique et évaluée au cas par cas. Ce qui constitue une contrainte excessive est différent d'un employeur à l'autre et d'un contexte d'adaptation à l'autre. Souvent, l'éventail de solutions possibles pour répondre aux besoins d'un employé qui a une dépendance aux substances est proportionnel à la taille de l'organisation.
Une allégation de contrainte excessive doit être soutenue par des faits. Il ne suffit pas d'invoquer une contrainte excessive à partir d'une supposition ou d'une opinion ni à partir d'une simple déclaration qu'il y aura un coût à assumer. Pour démontrer la contrainte excessive, l'employeur doit prouver quel genre de contrainte il subirait et à quel point elle serait excessive. Il devrait aussi pouvoir démontrer qu'il a envisagé ou essayé toutes les avenues raisonnablement possibles pour répondre aux besoins de l'employé.
Pour prouver une allégation de contrainte excessive en raison des coûts, il faut en général que les répercussions financières des mesures d'adaptation soient tellement considérables qu'elles auraient pour effet de changer la nature même du fonctionnement de l'organisation ou de compromettre gravement la viabilité financière de l'organisation.
L'employeur devrait être à la fois innovateur et réaliste lorsqu'il analyse les mesures d'adaptation possibles. Un refus de prendre des mesures d'adaptation n'est pas justifié s'il y a moyen de répondre aux besoins d'une personne sans que l'employeur subisse une contrainte excessive.
La sécurité est souvent un argument employé pour invoquer la contrainte excessive. L'employeur doit d'abord déterminer qui serait en danger et quelle serait l'ampleur du risque. L'employeur doit aussi déterminer s'il est possible de muter l'employé à un poste qui n'est pas critique sur le plan de sécurité.
Un employé ne peut pas exiger la mesure d'adaptation qu'il préfère si l'employeur lui offre une autre mesure raisonnable. Si un employé refuse une solution qui répond raisonnablement à ses besoins, on considèrera que l'employeur a respecté son obligation d'adaptation. L'employeur est libéré de son obligation d'adaptation lorsque l'employé devient incapable d'assumer les responsabilités élémentaires associées à la relation d'emploi dans un proche avenir.
S'il prouve que l'obligation d'adaptation lui impose une contrainte excessive, l'employeur est libéré de cette obligation envers cet employé.
Principaux points à considérer quant au dépistage de la consommation de drogues et d'alcool
Étant donné que des postes critiques sur le plan de la sécurité existent dans de nombreux milieux de travail sous réglementation fédérale, des employeurs peuvent être préoccupés du risque que des employés travaillent en ayant les facultés affaiblies par une drogue ou l'alcool. Ces employeurs pourraient décider d'imposer le dépistage de la consommation de drogues et d'alcool comme précaution supplémentaire.
Avant de décider s'il faut effectuer un dépistage en milieu de travail et comment le faire, l'employeur doit tenir compte d'une variété de facteurs, comme les lois sur les droits de la personne, la sécurité, le respect de la vie privée, les normes du travail, les dispositions de toute convention collective applicable, les exigences réglementaires et le niveau de supervision disponible dans le milieu de travail, etc.
Le contexte et la nature de l'emploi détermineront la possibilité de faire un dépistage ou non. Les mêmes principes s'appliquent au moment de décider ce qu'il convient de faire dans le cas d'un test positif. Un employeur doit savoir qu'un test de dépistage est rarement permis quand une personne occupe un poste qui n'est pas critique sur le plan de la sécurité.
L'employeur ne doit pas oublier non plus qu'un test de dépistage est une forme d'examen médical qui représente une grave intrusion dans la vie privée d'un employé. Il peut même être considéré comme étant discriminatoire aux termes de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Un résultat positif au dépistage de drogues ou d'alcool peut être vu comme un indicateur d'un risque potentiellement plus grand, mais il ne doit pas être considéré comme étant une preuve concrète de dépendance à des substances ou une certitude que la personne en cause s'est présentée ou se présentera au travail en ayant les facultés affaiblies par la drogue ou l'alcool.
Lorsqu'un employeur reçoit un résultat positif d'un test de dépistage, il a l'obligation de parler à l'employé de la possibilité qu'il s'agisse d'une dépendance à des substances. Cette discussion l'aidera à savoir s'il doit modifier les conditions de travail de cet employé, quelles modifications seraient appropriées et s'il est possible de discuter des mesures d'aide, de consultation ou d'adaptation dont l'employé pourrait avoir besoin. Dans de telles circonstances, une évaluation médicale plus poussée pourrait être nécessaire et souhaitable.
Des mesures disciplinaires qui auraient été prises sans une discussion préalable avec l'employé concernant une possible dépendance à des substances pourraient contrevenir aux dispositions de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Foire aux questions pour les employeurs
Un bref mot sur la terminologie
- Au Canada, les gens utilisent différents termes pour décrire les luttes avec l'alcool ou les drogues. Les expressions dépendance, addiction ou toxicomanie peuvent toutes être utilisées de façon interchangeable.
- La Commission canadienne des droits de la personne (Commission) utilise le terme « dépendance aux substances » pour faire référence à la toxicomanie ou à la dépendance à l'alcool ou aux drogues.
- La dépendance à une substance est considérée comme une déficience en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.