Rapports de vérification interne - Plan d’action de gestion

1.1 Une formation d'appoint en administration concernant l'utilisation des cartes d'achat devra être reprogrammée et dispensée avant le 31 mars 2012.

1.4 Lorsqu'une demande d'avance comptable est reçue par l'Unité des finances et qu'elle ne satisfait pas à  tous les critères requis, elle sera retournée au secteur de programme avec une note explicative (note de service ou courriel) indiquant la mesure corrective nécessaire. Cette note inclura une copie au responsable de la surveillance financière et sera conservée au dossier avec la demande.

1.5 Un message de rappel sera affiché sur le site intranet des employés de la Commission (Infozone) pour faire en sorte que tous les montants inscrits au budget sous l'article d'exécution 046 (Accueil et conférences) soient accompagnés d'un formulaire de préautorisation rempli. Le rappel inclura un lien au formulaire électronique.

1.7 Des directives sur la façon de remplir le formulaire d'autorisation des heures supplémentaires seront présentées au Comité des cadres supérieurs (CCS) de la CCDP à  la réunion d'octobre afin de clarifier l'utilisation du formulaire et de passer en revue les obligations des gestionnaires.

2.1 Une formation d'appoint individuelle sera donnée à chaque détenteur de carte concerné par les cinq cas précédents (mettant en cause quatre détenteurs de carte).

2.4 Lorsqu'une demande d'avance comptable est reçue par l'Unité des finances et qu'elle ne satisfait pas à  tous les critères requis (y compris la documentation), elle sera retournée au secteur de programme avec une note explicative (note de service ou courriel) indiquant la mesure corrective nécessaire. Cette note inclura une copie au responsable de la surveillance financière et sera conservée au dossier avec la demande.

2.5 Préparer une liste de vérification des mesures requises et des documents qui devront être conservés dans chaque dossier actif relativement aux articles 33 et 34.

2.8 Ce point sera abordé expressément lors de la prochaine formation d'appoint en administration financière (voir le point 1.1)

2.9 Des directives sur la façon de remplir le formulaire d'autorisation des heures supplémentaires seront présentées au Comité des cadres supérieurs (CCS) de la CCDP à  la réunion d'octobre afin de clarifier l'utilisation du formulaire et de passer en revue les obligations des gestionnaires.

• la justification pour la stratégie de passation de marchés choisie;
• les preuves de l'analyse pour obtenir le meilleur rapport qualité prix;
• une preuve de la cote de sécurité de l'entrepreneur figure au dossier;
• les marchés sont établis avant la réception des biens ou services;
• les modifications aux marchés sont signées avant l'expiration du marché original.

3.1 Préparer une liste de vérification des documents requis qui doivent être conservés comme preuve à l'appui des décisions de passation de marchés, y compris l'attribution de contrats.

3.6 Un rapport d'étape sur la mise en oeuvre des points 3.1 à  3.5 sera présenté au CCS et au Comité de la haute direction (CHD) de la CCDP.

4.1 Une séance d'information sera offerte au CCS afin de s'assurer que les gestionnaires délégués comprennent que toutes les demandes d'approvisionnement reçues sous « 13 codes de produits » doivent être examinées initialement au moyen des outils obligatoires de TPSGC.

5.1 Préparer une liste de vérification des documents requis qui doivent être conservés comme preuve à l'appui des décisions de passation de marchés, y compris l'attribution de contrats.

6.1 L'adoption récente de l'Initiative des services de voyage partagés (ISVP) donnera suite à  bon nombre des observations susmentionnées. Cependant, étant donné que la CCDP cherche continuellement à s'améliorer, un échantillonnage de dossiers par rapport aux exigences relatives aux voyages, aux cartes de voyage et chèques de voyage sera inclus dans le prochain plan de vérification interne et d'évaluation. L'échantillonnage permettra également de faire en sorte que la justification relative aux voyages en raison de circonstances exceptionnelles soit documentée et conservée au dossier.