Règles relatives aux plaintes

1. Titre

1.1 Les présentes règles peuvent être citées sous le titre de Règles relatives aux plaintes de la Commission canadienne des droits de la personne (les « Règles »).

2. Introduction

2.1 La Commission canadienne des droits de la personne (« la Commission ») administre le processus de traitement des plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, L.R.C, 1985, ch. H-6 (« la Loi »).

2.2 La Commission est un organisme d’examen préalable des plaintes. Elle ne décide pas s’il y a eu discrimination. Elle exerce plutôt un rôle de présélection à l’égard des différends en matière de droits de la personne, qui relèvent de la compétence fédérale et qui sont fondés sur des motifs énumérés dans la Loi.

3. Definitions

3.1 Les termes et les expressions utilisés dans les présentes Règles ont le même sens qu’ils ont dans la Loi.

3.2 À des fins de précision, dans les présentes Règles, les termes suivants sont ainsi définis :

« agent des droits de la personne »

désigne la personne chargée par la Commission de traiter une plainte ou une demande de renseignements;

« ancien nom »

est un nom sous lequel une personne était autrefois connue et qu’elle n’utilise plus. Par exemple, il peut s’agir d’un prénom, d’un nom légal, d’un morinom ou d’un surnom.

« Des circonstances exceptionnelles »

signifient qu’un événement inattendu se produit et empêche une partie de respecter un délai de la Commission ou une autre demande. Les circonstances sont généralement indépendantes de la volonté de la partie. Cela signifie que les circonstances sont raisonnablement imprévues et inévitables. Les urgences médicales ou familiales, les accidents, les maladies graves ou les urgences environnementales, comme un incendie ou une inondation, sont des exemples de circonstances exceptionnelles. D’autres circonstances peuvent être qualifiées d’exceptionnelles.

« Commission »

désigne la Commission canadienne des droits de la personne et son personnel;

« Commissaire »

désigne un membre de la Commission nommé au titre de la partie II de la Loi;

« conciliation »

désigne le processus dirigé par un conciliateur par lequel on tente de régler une plainte, selon l’article 47 de la Loi;

« conciliateur »

désigne la personne nommée en vertu de l’article 47 de la Loi pour diriger le processus visant à tenter de parvenir à un règlement d’une plainte;

« demande de renseignements »

désigne le premier contact d’un membre du public avec le personnel de la Commission au sujet de circonstances et de faits précis. Cela inclut les contacts concernant les formulaires de plainte qui n’ont pas encore été acceptés par la Commission;

« demande d’évaluation »

désigne qu’une plainte a été placée dans la file d’attente pour évaluation par un agent de droits de la personne.

« évaluation »

désigne l’examen des plaintes de discrimination par la Commission au cours de notre processus de plainte; y compris l’analyse des plaintes en vertu des articles 40 et 41; les enquêtes menées en vertu de l’article 43 et/ou les renvois au Tribunal canadien des droits de la personne en vertu de l’article 49 de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

« formulaire »

désigne le « formulaire de plainte », le « formulaire de réponse », le « formulaire de réplique » et tout autre document que la Commission prescrit d’utiliser dans le cadre du processus de plainte.

« formulaire de plainte »

désigne le formulaire décrivant les détails d’une ou de plusieurs allégations de discrimination ou de harcèlement;

« Loi »

désigne la Loi canadienne sur les droits de la personne;

« médiation »

désigne un processus confidentiel et volontaire dont l’objectif est de régler une plainte au complet ou en partie;

« médiateur »

désigne toute personne désignée par la Commission pour mener une médiation en son nom;

« morinom »

est un terme utilisé par certaines personnes bispirituelles, personnes transgenres ou personnes de genres divers pour désigner leur ancien nom (parfois le même que leur prénom de naissance) qu’elles n’utilisent plus.

« partie »

désigne soit la partie plaignante, soit la partie mise en cause, et « parties » désigne toutes les parties plaignantes et parties mises en cause liées à une plainte;

« partie plaignante »

désigne la personne ou le groupe de personnes qui dépose une plainte;

« partie mise en cause »

désigne la partie contre laquelle une plainte a été déposée;

« plainte »

désigne une plainte déposée au titre de la partie III de la Loi;

« processus de plainte »

désigne le processus utilisé par la Commission, à sa discrétion, pour traiter les demandes de renseignements et les plaintes. Ce processus comprend la médiation, la conciliation, l’évaluation de la plainte et le processus décisionnel de la Commission;

« questions préliminaires »

désignent les questions relevant des articles 40 ou 41 de la Loi qui peuvent empêcher la Commission de traiter une plainte ou qui permettent à la Commission de ne pas traiter une plainte. Voir Fiche d’information sur les questions préliminaires.

« rapport »

désigne le rapport destiné à être présenté à la Commission en vue d’une décision;

« règlement alternatif des différends »

comprend notamment la médiation et la conciliation, tel qu’elles sont exercées par la Commission

« réplique »

désigne la réplique de la partie plaignante à toute question préliminaire soulevée en vertu des articles 40 ou 41 de la Loi, et la réplique de la partie plaignante à la réponse de la partie mise en cause aux allégations formulées dans la plainte. La réplique doit être fournie au moyen du formulaire de réplique disponible sur le site Web de la Commission.

« réponse »

désigne la réponse de la partie mise en cause à la plainte, et comprend le fait de savoir si la partie mise en cause est prête à participer à la médiation de la Commission, toute question préliminaire en vertu des articles 40 ou 41 de la Loi que la partie mise en cause veut soulever ou à laquelle elle veut répondre, et la réponse de la partie mise en cause aux allégations formulées dans la plainte. La réponse doit être fournie au moyen du formulaire de réponse disponible sur le site Web de la Commission. Dans la plupart des cas, la partie mise en cause doit fournir une réponse.

« représentant »

désigne un avocat ou autre personne qui est autorisée à représenter une partie dans le processus de plainte;

« soumission »

désigne un document présenté à la Commission par une partie en réponse à la divulgation d’un rapport ou aux soumissions d’une autre partie.

4. Objet

4.1 Les présentes Règles ont pour objet de maintenir un processus de traitement des plaintes viable et efficace sur le plan administratif tout en veillant à ce que le processus de traitement des plaintes respecte le principe de l’équité procédurale.

5. Interprétation et application

5.1 Les présentes Règles doivent être interprétées librement ainsi qu’en conformité avec les dispositions et les objectifs de la Loi.

5.2 Les présentes Règles s’appliquent à l’ensemble du processus de traitement des plaintes de la Commission.

5.3 La Commission aide les parties à résoudre ces différends en matière de droits de la personne qui relèvent de la Loi en utilisant le processus de règlement des différends le plus approprié dans les circonstances de chaque cas.

5.4 Lorsqu’elle traite des plaintes, la Commission peut, à son entière discrétion et en avisant toutes les parties :

1. allonger ou raccourcir tout délai prescrit dans les présentes Règles;
2. autoriser la modification de tout formulaire déposé auprès de la Commission;
3. renoncer à l’application de la totalité ou d’une partie des présentes Règles lorsqu’il semble juste de le faire.

5.5 Les présentes Règles s’appliquent à toutes les plaintes reçues après leur entrée en vigueur. Les Règles s’appliquent également aux plaintes qui entrent dans l’étape suivante du processus de plainte de la Commission après leur entrée en vigueur.

5.6 La Commission peut, à son entière discrétion, exercer n’importe lequel des pouvoirs que lui confèrent les présentes Règles, de sa propre initiative ou à la demande d’une partie.

5.7 Lorsqu’une question de procédure qui n’est pas visée par les présentes Règles est soulevée, la Commission peut tout de même la traiter d’une manière qu’elle juge appropriée compte tenu des circonstances.

6. Adaptation

6.1 La Commission s’efforce de créer et de maintenir un processus de traitement des plaintes relatives aux droits de l’homme inclusif et sans obstacle. Cela signifie qu’il faut reconnaître les besoins individuels des personnes qui ont recours à notre processus de plainte. Veuillez consulter la politique d’adaptation de la Commission pour en savoir plus sur la manière de faire une demande d’adaptation. Veuillez demander une adaptation dès que vous vous rendez compte de votre besoin.

6.2 La Commission peut renoncer à l’application de l’une ou l’autre des présentes règles ou en modifier l’application afin de fournir une adaptation nécessaire.

6.3 Tous les documents soumis doivent être fournis conformément aux besoins en matière d’accessibilité indiqués dans la lettre d’avis ou toute autre communication reçue de la Commission.

7. Format des documents

7.1 Général

1. Le processus de plainte habituel de la Commission est électronique. Cela signifie que, dans la mesure du possible, les parties doivent soumettre tous les documents (y compris les formulaires de plainte, de réponse et de réplique) destinés à être utilisés dans le cadre du processus de plainte par courrier électronique ou en ligne.
2. Les parties doivent utiliser les formulaires appropriés de la Commission pour fournir tout renseignement demandé par la Commission. Les renseignements soumis sans utiliser les formulaires de la Commission, lorsqu’ils sont disponibles, ne seront pas pris en considération, sauf si une approbation a été accordée au préalable.
3. La Commission demandera aux parties leurs pronoms et les utilisera s’ils sont fournis.
4. Lorsqu’un formulaire ou un document requiert une signature ou un accord, la Commission acceptera la signature électronique d’une partie ou une copie lisible de la signature de la partie. Si une partie dépose un formulaire ou un document par voie électronique, sa signature électronique représente sa signature légale.
5. Tous les documents soumis doivent être pertinents pour la plainte.

7.2 Versions papier

1. Tout formulaire ou document papier destiné au processus de plainte doit être imprimé, dactylographié ou reproduit lisiblement dans un format acceptable à la Commission.
2. Si vous soumettez des documents ou des formulaires papier destinés au processus de plainte, seuls ceux qui ne comportent pas d’agrafe, de trombone, d’onglets ou d’autres accessoires permettant de séparer les documents seront acceptés.
3. Dans le cas d’un formulaire de plainte, d’une réponse, d’une réplique ou d’une soumission sur papier, lorsque le texte est imprimé sur les deux côtés du papier, il est compté comme deux pages.

7.3 La plainte

Aux fins du paragraphe 40(1) de la Loi, une plainte déposée dans une forme acceptable à la Commission doit contenir :

1. le nom de la partie plaignante;
2. le nom du représentant de la partie plaignante, si elle a un représentant;
3. le nom de la partie mise en cause;
4. le nom de la ou des victimes de la discrimination, si la plainte est déposée par une tierce personne et que les victimes sont identifiées par leur nom dans le formulaire de plainte; une déclaration selon laquelle la partie plaignante ou la ou les personnes au nom desquelles la plainte a été déposée ont des motifs raisonnables de croire qu’ils sont ou ont été victimes d’une discrimination fondée sur un ou plusieurs motifs énumérés;
5. une description des événements qui ont donné lieu à la plainte, y compris les dates et les endroits, les motifs discriminatoires interdits qui sont présumés avoir été enfreints ainsi que la pratique discriminatoire alléguée;
6. une déclaration selon laquelle les renseignements fournis sont vrais au mieux de la connaissance ou de la croyance de la partie plaignante;
7. le consentement de la partie plaignante, portant sa signature manuscrite ou électronique, autorisant la Commission à évaluer sur la plainte; et
8. le consentement de la partie plaignante, portant sa signature manuscrite ou électronique, autorisant la partie mise en cause et des personnes tierces à divulguer à la Commission tous les renseignements et documents en leur possession relativement à la plainte, notamment des dossiers personnels et des documents médicaux.

Notez que l’utilisation des noms légaux n’est pas obligatoire. Les noms courants, par lesquels une personne est connue, peuvent être utilisés.

7.4 Un formulaire de plainte qui contient :

1. des renseignements personnels ou privés qui peuvent causer un préjudice s’ils sont divulgués, comme le morinom ou l’ancien nom d’une personne, son numéro d’assurance sociale, des informations sur sa santé, ses caractéristiques individuelles, ou d’autres renseignements confidentiels non pertinents pour la plainte, ou,
2. des références ou des hyperliens vers d’autres documents, sites Web ou pièces jointes, n’est pas sous une forme acceptable pour la Commission aux fins de l’article 40(1) de la Loi.

En conséquence, la Commission demandera à la partie plaignante de noircir ou de supprimer ces informations, références ou pièces jointes du formulaire de plainte avant l’acceptation de la plainte par la Commission ou, dans des circonstances exceptionnelles, de demander son consentement pour en effectuer le caviardage.

La seule exception est lorsque l’ancien nom d’une partie plaignante ou d’une victime est inclus et que la partie plaignante ou son représentant confirme à la Commission qu’elle souhaite que l’ancien nom soit conservé dans le formulaire de plainte, et qu’elle comprend que le formulaire de plainte sera accessible au public si la plainte est renvoyée au Tribunal canadien des droits de la personne pour une audience.

7.5 La partie narrative d’un formulaire de plainte ne doit pas excéder trois (3) pages ou, dans le cas du formulaire de plainte en ligne de la Commission, La partie narrative d’un formulaire de plainte ne doit pas excéder 3 pages ou, dans le cas du formulaire de plainte en ligne de la Commission, 10 000 caractères.

7.6 Réponse et réplique

1. Un formulaire de réponse ou de réplique ne doit pas dépasser 20 pages.
2. Les documents demandés à la partie 4 du formulaire de réplique ne sont pas soumis à cette limite.
3. Toute partie d’une réponse ou d’une réplique qui n’est pas lisible ne sera pas prise en compte.
4. Une partie mise en cause ou une partie plaignante qui souhaite soumettre des pages supplémentaires dans le cadre de sa réponse ou de sa réplique doit demander et obtenir l’approbation de la Commission avant la date limite. Dans sa demande d’approbation, la partie doit expliquer la pertinence des pages supplémentaires qu’elle souhaite fournir au-delà de la limite de 20 pages.
5. La Commission ne tiendra pas compte des pages supplémentaires soumises sans approbation préalable.
6. Les pages supplémentaires approuvées pour une partie peuvent également être accordées à l’autre partie.
7. La citation de toute décision juridique à laquelle il est fait référence dans une réponse ou une réplique doit être fournie. À aucun moment durant le processus de la Commission il n’est nécessaire de reproduire l’intégralité des décisions juridiques.

7.7 Soumissions à un rapport d’évaluation

1. Une soumission à un rapport ne doit pas dépasser 10 pages, y compris les pièces jointes.
2. Toute partie d’une soumission qui n’est pas lisible ne sera pas prise en compte.
3. Une partie plaignante ou une partie mise en cause qui souhaite soumettre des pages supplémentaires dans le cadre de son dossier doit demander et obtenir l’approbation de la Commission avant la date limite pour le faire. Dans sa demande d’approbation, la partie doit expliquer la pertinence des pages supplémentaires qu’elle souhaite fournir au-delà de la limite de 10 pages.
4. La Commission ne tiendra pas compte des pages supplémentaires soumises sans approbation préalable.
5. Les pages supplémentaires approuvées pour une partie peuvent également être accordées à l’autre partie.
6. La citation de toute décision juridique à laquelle il est fait référence dans une réponse ou une réplique doit être fournie. À aucun moment durant le processus de la Commission il n’est nécessaire de reproduire l’intégralité des décisions juridiques.

7.8 Soumissions à d’autres rapports et avis d’intention

1. Lorsqu’un rapport est préparé à la suite de la médiation ou de la conciliation d’une plainte, ou lorsqu’un rapport est divulgué en même temps que la notification de la plainte, une partie a le droit de présenter une soumission sur le rapport ne dépassant pas 5 pages, y compris les pièces jointes.
2. Une soumission à un avis d’intention ne doit pas dépasser 10 pages.
3. La réponse à la soumission d’une partie à un avis d’intention ne doit pas dépasser 5 pages.
4. Toute autre limite précisée dans un avis doit être respectée.
5. Toute partie d’une soumission qui n’est pas lisible ne sera pas prise en compte.
6. Une partie plaignante ou une partie mise en cause qui souhaite soumettre des pages supplémentaires dans le cadre de son dossier doit demander et obtenir l’approbation de la Commission avant la date limite pour le faire. Dans sa demande d’approbation, la partie doit expliquer la pertinence des pages supplémentaires qu’elle souhaite fournir au-delà de la limite de 5 pages.
7. Toute page soumise qui dépasse le nombre de pages autorisé ne sera pas prise en compte.
8. Les pages supplémentaires approuvées pour une partie peuvent également être accordées à l’autre partie.
9. Dans les cas où la Commission soumet à l’examen des commissaires des soumissions de plus de 5 pages, elle en avise les autres parties et leur donne la possibilité de déposer des soumissions de même longueur.

8. DÉPÔT DE PLAINTES ET AUTRES FORMULAIRES OU DOCUMENTS

8.1 Une plainte n’est pas déposée auprès de la Commission tant qu’elle n’est pas sous une forme acceptable pour la Commission, conformément à l’article 40(1) de la Loi et aux paragraphes 7.3, 7.4, 9.2 et 9.3 du présent règlement.

8.2 Les formulaires de plainte et autres formulaires ou documents peuvent être envoyés à la Commission de l’une des façons suivantes :

1. en utilisant le formulaire de plainte en ligne de la Commission;
2. par courriel, à l’adresse complaint.plainte@chrc-ccdp.gc.ca,
3. par messager ou par la poste à la Commission canadienne des droits de la personne, 8e étage, 344, rue Slater, Ottawa (Ontario) K1A 1E1;
4. par télécopieur, au 613-996-9661; ou
5. par tout autre moyen prescrit par la Commission. Veuillez noter que nous n’acceptons pas les visites sans rendez-vous.

8.3 Un formulaire de plainte ou d’autres formulaires, soumissions ou documents qui sont livrés par télécopieur doivent inclure les renseignements suivants :

1. le nom, l’adresse, les numéros de téléphone et/ou de télécopieur et, s’il y a lieu, l’adresse courriel de la personne qui transmet le document;
2. la date et l’heure de la transmission; et
3. le nombre total de pages transmises.

8.4 Dans toutes les situations où la Commission fournit l’adresse courriel de l’autre partie, les parties doivent envoyer par courriel une copie de leurs formulaires, soumissions ou autres documents à l’adresse courriel de l’autre partie en même temps qu’à la Commission.

1. Si aucune adresse courriel n’est fournie pour l’autre partie, la Commission enverra tout formulaire, soumission ou document à l’autre partie.
2. La Commission enverra tout formulaire, soumission ou document à la dernière adresse courriel connue d’une partie ou d’un représentant, ce qui sera considéré comme une livraison effectuée.
3. Dans les situations impliquant un processus sur papier, la Commission livrera tout formulaire, soumission ou document à la dernière adresse postale connue d’une partie ou d’un représentant, ce qui sera considéré comme une livraison effectuée.

9. Modification des plaintes

9.1 Les parties plaignantes doivent inclure toutes les allégations pertinentes et présenter un formulaire de plainte complet lorsqu’ils déposent leur plainte. Dans des circonstances exceptionnelles, une partie plaignante sera autorisée à modifier sa plainte déjà acceptée.

9.2 Sous réserve des principes d’équité procédurale, les plaintes peuvent être modifiées pour ajouter de nouvelles allégations seulement dans les cas où les faits sur lesquels les nouvelles allégations sont fondées sont :

• liés à la plainte initiale;
• n’étaient pas connues, ou n’auraient pas pu raisonnablement l’être, au moment où le plaignant a déposé sa plainte initiale.

9.3 La partie plaignante doit présenter sa demande de modification de la plainte le plus tôt possible, après avoir pris connaissance des faits sur lesquels la demande est fondée.

9.4 Sous réserve des dispositions de l’article 2.4, le formulaire de modification de plainte ne peut dépasser le nombre de pages permis pour un formulaire de plainte original en vertu de l’article 7 du présent règlement.

10. Échéanciers

10.1 Aux fins des présentes Règles, les délais sont calculés en comptant les jours civils consécutifs, y compris ceux où la Commission est fermée. Si le délai fixé pour une tâche arrive à échéance ou coïncide avec une journée où la Commission est fermée, elle peut être reportée à la prochaine journée ouvrable de la Commission.

10.2 La date de livraison d’un formulaire de plainte ou de tout autre formulaire ou document, y compris une soumission écrite, correspond :

1. au jour où il a été envoyé, lorsqu’il est envoyé au moyen du formulaire de plainte en ligne de la Commission;
2. au jour où la Commission l’a reçu, ’lorsqu’il est envoyé par messagerie’;
3. au jour où il a été envoyé, lorsqu’il est envoyé par télécopieur ou par courriel;
4. à 6 jours après la date du cachet de la poste lorsqu’il est envoyé par la poste à partir d’une zone urbaine, ou à ’14 jours après la date du cachet de la poste lorsqu’il est envoyé à partir d’une zone nordique ou éloignée, ou le jour où la Commission l’a effectivement reçue s’il est reçu plus tôt,

La date de livraison d’un formulaire de plainte ou ’de tout autre formulaire ou document qui a été mis à jour ou révisé est la date à laquelle la Commission reçoit la version finale mise à jour ou révisée.

10.3 À sa discrétion, la Commission peut exiger que les parties participent au processus de traitement des plaintes en fournissant des soumissions verbales et/ou écrites et établir des échéanciers pour une telle participation.

10.4 Lorsqu’une réponse est demandée, la partie mise en cause doit transmettre sa réponse à la Commission dans les 60 jours civils suivant la réception de l’avis de plainte.

10.5 Lorsqu’une réplique est demandée, la partie plaignante doit transmettre sa réplique à la Commission et à la partie mise en cause dans un délai de 60 jours civils à compter de la réception de la réponse ou d’un courriel de la Commission les informant qu’aucune réponse n’a été reçue.

10.6 À moins d’indication contraire, lorsqu’une réponse est demandée, une partie doit remettre sa soumission à la Commission et à l’autre partie dans les 14 jours civils suivant la réception du rapport.

10.7 Lorsque demandée par la Commission, une soumission rédigée en réponse à celle d’une autre partie doit être transmise à la Commission et à l’autre partie dans les 14 jours suivant la réception de la soumission de l’autre partie.

10.8 Les parties et leurs représentants doivent répondre en temps opportun aux demandes de la Commission visant l’obtention de formulaires, documents et autres renseignements.

10.9 Lorsqu’une partie ne respecte pas les délais établis par les présentes Règles ou qu’elle ne se conforme pas à l’une des lignes de direction de la Commission, cette dernière peut prendre toute mesure qu’elle juge appropriée pour traiter la demande ou la plainte, y compris traiter la plainte sans autre avis à cette partie.

10.10 Demandes de prolongation

1. Une partie peut demander à la Commission de prolonger l’un des échéanciers prévus par les présentes Règles. La Commission décidera d’accorder ou de refuser une prolongation.
2. La partie qui présente une demande de prolongation doit fournir une explication de la demande de prolongation et proposer une nouvelle échéance qui peut être respectée.
3. La Commission n'accordera généralement pas une prolongation de délai pour déposer une réponse à une plainte ou une réplique après le délai prévu par les présentes règles, à moins que la partie demandant la prolongation démontre des circonstances exceptionnelles justifiant qu'il n'est pas possible de déposer une réponse ou une réplique appropriée dans le délai prévu.
4. Lorsqu’elle demande une prolongation, la partie doit demander la prolongation dès qu’elle se rend compte de la nécessité d’une prolongation et toujours avant l’échéance initiale, à moins que cela ne soit impossible en raison de circonstances indépendantes de la volonté de la partie qui fait la demande. Parmi les exemples de circonstances indépendantes de la volonté de la partie concernée figurent les urgences médicales ou familiales ou les événements environnementaux tels qu’une inondation ou un incendie.
5. La Commission peut demander des documents ou des renseignements supplémentaires à l’appui de la demande de prolongation.
6. La Commission fixe le nouveau délai en tenant compte des renseignements fournis et informe les deux parties de sa décision concernant la prolongation demandée, y compris la nouvelle échéance si la prolongation est accordée.
7. Si la Commission accorde un délai supplémentaire à une partie, l’autre partie bénéficie du même délai.
8. Si la Commission n’a pas répondu à la demande de prolongation à l’échéance, la partie doit fournir ce dont elle dispose à l’échéance.
9. Lorsqu’une partie ne respecte pas un délai prescrit dans les présentes Règles ou qu’elle ne se conforme pas à l’une des lignes de direction de la Commission, cette dernière peut prendre toute mesure qu’elle juge appropriée pour traiter la demande ou la plainte, y compris traiter la plainte sans autre avis à cette partie.

11. Soulever des questions préliminaire

11.1 Une partie mise en cause qui souhaite soulever une objection à la plainte pour l’une des raisons énumérées aux articles 40 ou 41 de la Loi doit le faire dans le cadre de leur réponse à la plainte dans les 60 jours civils suivant la réception de la notification de la Commission qu’une plainte a été déposée contre la partie mise en cause.

11.2 Les exceptions à l’exigence mentionnée à l’article 11.1 ne peuvent être autorisées que dans les situations où les faits donnant lieu à l’objection n’auraient pas pu être connus au moment où la réponse a été soumise.

11.3 Lorsqu’une partie mise en cause soulève une objection en vertu des articles 40 ou 41 de la Loi, la Commission peut examiner l’objection en même temps qu’elle examine le bien-fondé de la plainte. Dans ce cas, un seul rapport sera présenté à un commissaire pour décision.

12. Responsabilités des parties

12.1

1. Il est de la responsabilité des parties et de leurs représentants de s’assurer que les coordonnées qu’ils ont fournies à la Commission soient à jour. La Commission fait parvenir tous les documents adressés à une partie ou à son représentant à la dernière adresse connue. De cette façon, la livraison est réputée avoir été effectuée.
2. Dans les situations impliquant un processus sur papier, la Commission transmet tout document à la dernière adresse électronique connue d’une partie ou d’un représentant, ce qui est considéré comme une transmission effectuée.

12.2

1. La Commission communique habituellement par courriel de l’adresse complaint.plainte@chrc-ccdp.gc.ca. Il est de la responsabilité des parties de s’assurer que leur système de messagerie reconnaît l’adresse électronique de la Commission et celle de l’autre partie. Les parties sont chargées de vérifier leurs boîtes de courriel indésirable pour s’assurer que les courriels de la Commission ou de l’autre partie ne sont pas ignorés. Les courriels manqués ne seront pas considérés comme une base pour prolonger les délais ou reconsidérer les décisions de la Commission.
2. À l’exception des plaintes relatives au harcèlement sexuel, lorsqu’une adresse courriel est fournie à la Commission aux fins du traitement d’une plainte, le propriétaire de l’adresse courriel est réputé avoir donné son accord pour que la Commission partage cette adresse avec l’autre partie à la plainte.
3. À l’exception des plaintes relatives au harcèlement sexuel, il incombe au propriétaire de l’adresse courriel de demander que la Commission ne partage pas son adresse courriel avec l’autre partie et d’en expliquer la raison. Les raisons acceptables comprennent les situations où une décision de justice interdit tout contact avec l’autre partie ou lorsqu’il existe une probabilité raisonnable que des dommages psychologiques en résultent.
4. La Commission peut demander des documents ou des renseignements supplémentaires à l’appui de la demande de prolongation.

12.3 Dans toutes les situations où la Commission fournit l’adresse courriel de l’autre partie, les parties ont la responsabilité de fournir d’une copie de leur réponse ou de leur réplique et de toute soumission ou document à l’autre partie en même temps qu’elle est envoyée à la Commission.

12.4 Les parties ont l’obligation de conserver tout document relatif à la plainte, jusqu’à ce qu’une décision définitive soit rendue. Cela comprend les renseignements transmis par voie électronique ainsi que les noms et les numéros de téléphone des témoins.

12.5 Langues officielles

1. Les parties, les représentants et les témoins ont le droit de communiquer et de recevoir les services offerts par la Commission dans la langue officielle de leur choix.
2. Si une partie, son représentant ou un témoin a besoin de mesures d’adaptation pour recevoir des services dans une langue visée par la Loi canadienne sur l’accessibilité ou la Loi sur les langues autochtones, l’individu doit communiquer avec complaint.plainte@chrc-ccdp.gc.ca.

12.6

1. Tous les formulaires, soumissions et autres documents doivent être déposés auprès de la Commission dans l’une ou l’autre des langues officielles.
2. Une réponse ou une soumission doit être fournie dans la même langue que la plainte.

12.7 Lorsqu’un document original n’est pas en anglais ou en français, mais qu’il a été traduit dans l’une de ces langues, la Commission peut tenir compte de la version traduite. Le document traduit doit être accompagné d’une déclaration du traducteur. La déclaration du traducteur doit comprendre le nom du traducteur, la langue originale du document traduit et un énoncé portant la signature du traducteur selon lequel la traduction est exacte.

12.8 Lorsqu’une partie met fin à la relation avec son représentant, elle se doit d’en informer immédiatement la Commission.

12.9

1. Une partie plaignante peut demander le retrait de sa plainte à tout moment en fournissant un formulaire de retrait signé, ou une demande signée par écrit ou par courriel si l’expéditeur est connu de la Commission.
2. Une fois qu’une plainte a été retirée, une partie plaignante ne peut pas réactiver la plainte ou soumettre une nouvelle plainte sur les mêmes questions.

12.10 Lorsque les parties souhaitent recourir à la médiation organisée par la Commission, elles doivent signer l’entente de médiation.

12.11 Les parties et leurs représentants ont la responsabilité de coopérer avec la Commission à toutes les étapes du processus de traitement de la plainte.

12.12 Conduite respectueuse

1. La Commission ne tolérera aucun comportement violent ou harcelant. Les parties doivent, dans leurs relations et leurs communications avec la Commission, agir de manière courtoise et respectueuse. Tout manquement à cette règle peut donner lieu à des mesures prises par la Commission, notamment la cessation immédiate de la rencontre ou de la discussion et une exigence selon laquelle les communications destinées à la partie ou transmises par celle-ci se fassent par écrit. Veuillez consulter la Politique relative aux droits de la personne de la Commission pour de plus amples renseignements sur les attentes de la Commission dans le cadre de notre processus de plainte.
2. Révéler l’existence d’un ancien nom ou d’une caractéristique personnelle ou relative à la santé peut exposer une personne à un risque de harcèlement, de violence et de traumatisme. Par conséquent, la Commission demandera à la partie concernée de noircir ou de supprimer ces informations, références ou pièces jointes de tous les documents ou, dans des circonstances exceptionnelles, de demander le consentement pour en effectuer le caviardage.
3. Les parties sont tenues d’utiliser le nom, le genre et les pronoms que les personnes utilisent pour s’identifier dans toutes les communications avec la Commission et les autres parties, y compris dans tous les formulaires et soumissions.
4. Indépendamment des motifs allégués dans la plainte, avant qu’une partie ne divulgue un document pertinent qui contient l’ancien nom d’une autre partie et les pronoms associés, le nom et les pronoms doivent être noircis et le document doit comporter une note en couverture indiquant que les suppressions sont liées à l’utilisation de l’ancien nom de la partie.
5. Tous les documents soumis doivent être fournis conformément aux besoins en matière d’accessibilité indiqués dans la lettre d’avis ou toute autre communication reçue de la Commission.

13. Entrevues

13.1 À la discrétion de la Commission, les entrevues peuvent être menées par téléphone, par écrit, par voie électronique ou, exceptionnellement, en personne.

13.2 Toutes les entrevues avec les témoins se dérouleront en privé. Cela signifie que les représentants ou les conseillers juridiques des parties ne peuvent pas participer ou être présents à une entrevue avec un témoin, sauf lorsqu’un témoin est interrogé pour clarifier la politique ou la pratique d’une partie mise en cause, et/ou lorsque le témoin est également nommé comme partie mise en cause (il y a une plainte distincte) et demande la présence d’un représentant ou d’un avocat de son employeur. Cependant, un témoin peut être accompagné d’un autre représentant qui n’est pas partie et/ou d’une personne de soutien de son choix.

14. Règlement des plaintes

14.1 Une des parties peut, à n’importe quelle étape du processus de plainte, faire une offre de règlement à l’autre partie. Pour ce faire, elle doit signer, dater et livrer ou envoyer par courrier électronique une offre de règlement écrite à toutes les autres parties et à la Commission, sauf en cas d’accord contraire entre les parties et la Commission dans le cadre du processus de règlement alternatif des différends de cette dernière.

14.2 L’acceptation d’une offre de règlement doit se faire par écrit, au moyen d’une lettre ou d’un courriel, et être communiquée à la partie qui a proposé l’offre à l’adresse indiquée dans l’offre.

14.3 Autrement dit, il n’est pas de la responsabilité de la Commission de transmettre les offres de règlement ou l’acceptation d’une offre de règlement entre les parties, que l’offre de règlement ou l’acceptation ait été faite dans le cadre du processus de règlement alternatif des différends ou de toute autre façon.

14.4 La Commission peut considérer une offre de règlement dans le cadre de l’examen d’un rapport relatif à la plainte. L’offre de règlement visée par cet article doit demeurer valable pendant 30 jours après que la Commission a rendu une décision définitive à l’égard de la plainte.

14.5 Lorsque le règlement d’une plainte est renvoyé à la Commission conformément au paragraphe 48 (1) de la Loi, les conditions de règlement doivent être présentées par écrit dans le document intitulé « Protocole d’entente ».

14.6 Les règlements peuvent être renvoyés à la Commission en tout temps après le dépôt d’une plainte et avant le début d’une audience devant le Tribunal canadien des droits de la personne.

14.7 Les parties doivent présenter le document original ou une copie électronique complète du protocole d’entente à la Commission et ajouter ce qui suit après les lignes de signature :

Le présent protocole d’entente a été approuvé par la Commission canadienne des droits de la personne à ________________________________
ce _________ jour de ____________________ 20___ conformément au paragraphe 48 (1)
de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

_______________________________________
(Nom du commissaire)
Commission canadienne des droits de la personne

14.8 Un règlement approuvé par la Commission au titre de l’article 48 de la Loi peut, aux fins d’exécution, devenir une ordonnance de la Cour fédérale au moyen d’une requête présentée à la Cour par la Commission ou une partie au processus de règlement.

14.9 Si les parties parviennent à régler la plainte en dehors du processus de plainte, elles doivent en aviser la Commission le plus tôt possible.

15. Décisions de la Commission

15.1 La Commission doit informer les parties et leurs représentants de ses décisions en leur transmettant un avis écrit.

15.2 Lorsque la partie mise en cause est le gouvernement du Canada, la Commission transmet la notification de la décision au sous-ministre, à l’administrateur général ou au chef d’organisme du secteur de l’administration publique fédérale visé par la plainte. Si la plainte ne vise pas un ministère ou un organisme de la fonction publique fédérale, la notification de la décision est transmise au ministère ou à l’organisme de la fonction publique fédérale le plus touché par la décision. Dans le cas des Forces canadiennes, la notification est transmise au Chef d’état-major de la Défense.

15.3 Lorsque la partie mise en cause est une personne morale (y compris les sociétés d’État), la notification est transmise au premier dirigeant de la société et à son représentant.

15.4 Lorsque la partie mise en cause est une société de personnes, la notification de la décision est transmise à l’un des associés.

15.5 Lorsque la partie mise en cause est un autre type d’organisation, la notification de la décision est transmise au chef de la direction de l’organisation.